GEZIELTER UMGANG MIT UNTERNEHMENSPROZESSEN UND -WISSEN

Webbasierte Software

Prozessmanagement ist derzeit eines der wichtigsten Organisationsthemen in Unternehmen und gewinnt als moderne Managementmethode mehr und mehr an Bedeutung. Eine prozessorientierte Unternehmensführung schrittweise einzuführen und diese nachhaltig in einer Organisation zu verankern kann als ein Hauptaugenmerk von erfolgreichen Unternehmen bezeichnet werden. Auch spielt in diesem Zusammenhang das Managen von Unternehmenswissen eine herausragende Rolle.

Schon immer war der gezielte Umgang mit der Ressource Wissen ein wesentlicher Faktor für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen; dadurch lassen sich u.a. Fehlerkosten vermeiden, Stillstandszeiten reduzieren und die Transparenz im Prozess erhöhen. Dies kann u.a. deutlich gemacht werden an der erhöhten Nachfrage nach Wissen über Produkte, technologische Entwicklungen und Verfahrensweisen, dem erhöhten Bedarf an Wissen über Kunden und Märkte aus einer zunehmenden Kundenorientierung aufgrund wachsenden Wettbewerbsdrucks und dem Bedürfnis nach einem verstärkten Wissensaustausch aufgrund flexibler Organisationsformen sowie einer weitreichenden, oft internationalen Arbeitsteilung.

Flexible Software

Aus den hohen Anforderungen an ein Wissensmanagement-System entwickelte das Heilbronner Software- und Beratungsunternehmen TQM Group die intelligente webbasierte Wissensmanagement-Lösung EnTeSo FMEA (www.enteso.com), die in allen Branchen eingesetzt werden kann, also auch in einem Bauunternehmen. Die Software kann webbasiert im Unternehmensintranet („papierloses Büro“) eingebunden werden und ist für alle mit einem Computer ausgestatteten Arbeitsplätze damit jederzeit verfügbar.

EnTeSo FMEA unterstützt in verschiedenen Modulen bzw. Lösungen das Prozessmanagement, Wissensmanagement, Maß­­nah­­menmanagement, Ideenmanagement, Risikomanagement, Re­­kla­­mationsmanagement, Organisationsmanagement, Projekt­­management und Dokumentenmanagement eines (Bau-)Unternehmens: Neben der schnellen und übersichtlichen Visualisierung, Analyse und Optimierung von Organisations- und Prozessstrukturen ist u.a. ein wichtiger Kernpunkt von EnTeSo FMEA eine Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA oder kurz Auswirkungsanalyse), die im Rahmen des Moduls Risikomanagements verankert ist. Die FMEA folgt dem Grundgedanken einer vorsorgenden Fehlervermeidung anstelle einer nachsorgenden Fehlererkennung und -korrektur durch frühzeitige Identifikation und Bewertung potenzieller Fehlerursachen bereits in der Planungsphase. Damit werden anfallende Kontroll- und Fehlerfolgekosten in der (Bau-)Ausführung vermieden und die Kosten insgesamt gesenkt. Durch eine systematische Vorgehensweise und die dabei gewonnenen Erkenntnisse wird zudem die Fehlerwiederholung bei zukünftigen (Bau-)Projekten vermieden.

Schwerpunkt Wissen

Ein weiterer Einsatzschwerpunkt von EnTeSo FMEA – der direkt aus einer FMEA abgeleitet werden kann – ist die Unterstützung des Wissensmanagements eines (Bau-)Unternehmens. Potenziale sind hierbei die ökonomische Ablage großer Wissensmengen, einfache Replikation von Wissen, Unterstützung der Aufbereitung, Verbreitung sowie Pflege von Wissen und Wissensbeständen und die automatisierte Nutzung von Wissen. Einzelne Reklamationen und Fehler (aus vergangenen Projekten) können innerhalb des Moduls Reklamationsmanagements, also bei der Bearbeitung von 8D-Reports z.B. im Nachgang von (Bau-)Abnahmen, miteinander verknüpft werden bzw. es ist auch möglich daraus einen neuen 8D-Report durch die automatische Datenübernahme zu initiieren. Damit kann durch einfache Maßnahmen das Unternehmenswissen aufgebaut bzw. Beteiligten das Wissen in anderer Form vermittelt bzw. transparent gemacht werden.

Bauprojekte stützen

Mit EnTeSo FMEA ist es möglich, eine komplette Dokumentation für Bau-Projekte anzulegen, angefangen von der Prozessstruktur, über Lasten- und Pflichtenhefte bis hin zu Vermeidungsmaßnahmen, die anschließend zu Arbeitsanweisungen in Form von pdf-Dokumenten zusammengefasst werden können. EnTeSo FMEA kann hier im Rahmen des Artikels nur andeutungsweise vorgestellt werden; die Software ist in der Lage Bauunternehmen bei folgenden beispielhaften Fragestellungen zu unterstützen:

– Wie geht nichts Wichtiges beim Prüfen und Planen verloren bzw. wie kann ich als Ingenieur / Planer neuer Projekte sinnvoll unterstützt werden?

– Habe ich im Rahmen meines Projekts alle wesentlichen Dinge berücksichtigt bzw. wie begegne ich der Informationsflut („immer mehr Änderungen, Berechnungen und Papier“)?

– Wie kann ich im Vorfeld der Ausführung / bereits in der Planung Wirkzusammenhänge unter Rückgriff auf bereits abgeschlossene Projekte ermitteln?

– Wie kann ich im Vorfeld der Ausführung / bereits in der Planung Fehler abschätzen und Maßnahmen zur Fehlervermeidung festlegen; eventuell unter Rückgriff auf bereits abgeschlossene Projekte?

– Wie können sich Fehler im Projekt fortpflanzen bzw. kann ich durch eine Risikoprioritätszahl Risiken im Vorfeld der Ausführung ausschließen?

– Wie kann ich mir anhand einer FMEA eine Fehlerliste mit einer Risikobewertung für meine Projekte zusammenstellen, die auch für zukünftige Projekte genutzt werden kann?

– Wie baue ich mir langfristig eine Wissensbasis aus meinen abgeschlossenen Projekten auf bzw. wie kann ich mit softwaretechnischer Unterstützung mein, an verschiedenen Stellen im Unternehmen (z.B. in Form von Arbeitsanweisungen, Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten) gesammeltes Unternehmenswissen für alle Beteiligten transparent offenlegen?

Derzeit befindet sich die Software EnTeSo FMEA in einer konkreten Test- und Optimierungsphase, u.a. in Unternehmen der Automotive Branche und der Fertigungsindustrie; deren Erfahrungen im Umgang mit EnTeSo FMEA können der angegebenen Internetseite entnommen werden. Gerade die einfache Anwendung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen entscheidend: Die übersichtliche Prozessdarstellung ermöglicht auch unerfahrenen Nutzern den Einstieg in ein erfolgreiches Prozessmanagement, das Risikomanagement ermöglicht (Bau-)Unternehmen den Aufbau einer transparenten Wissensbasis, die systematische Zusammenarbeit an (Bau-)Projekten durch den webbasierten Charakter und die Datentransparenz vor allem bei komplexen (Bau-)Projekten wird erhöht.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist ­sicher die einfache Anwendung entscheidend

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