Die digitale Transformation vorantreiben

Automatisierung der Buchhaltung im Baugewerbe wird essenziell

Bauunternehmen stehen vor einem Sturm an wirtschaftlichen Herausforderungen: Politische Konflikte, steigende Rohstoffpreise, Lieferengpässe. Gleichzeitig beschäftigt auch der Digitalisierungsdruck. Trotz der Widrigkeiten boomt das Geschäft.

Digitale Werkzeuge werden für Handwerksbetriebe zu unentbehrlichen Helfern: Sie übernehmen die manuellen Prozesse, pflegen Daten eigenständig ein, sobald diese vorliegen und liefern up-to-date Übersichten. Digitale Werkzeuge übernehmen manuelle Prozesse, pflegen Daten eigenständig ein, sobald diese vorliegen, und liefern up-to-date Übersichten.
© Pleo

Digitale Werkzeuge übernehmen manuelle Prozesse, pflegen Daten eigenständig ein, sobald diese vorliegen, und liefern up-to-date Übersichten.
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Boom, Krisen, unsichere Zeiten – nie war es wichtiger, Unternehmensfinanzen nicht nur im Blick zu haben, sondern aus ihnen die richtigen Schlüsse für unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

Dafür müssen Finanzdaten jedoch lückenlos, up-to-date, korrekt und einfach sowie transparent abrufbar sein. Und hier liegt die Krux begraben. Denn: Der digitale Nachholbedarf im Baugewerbe zeigt sich primär in der Buchhaltung. Weniger als die Hälfte (47 Prozent) attestieren dem eigenen Unternehmen einen hohen Digitalisierungsgrad im Finanzwesen zu. 40 Prozent sehen gar großen Nachholbedarf im Finanzbereich, dies legt eine PwC-Studie nahe.



Finanzabteilung ist das Sorgenkind

Als Folge fahren Unternehmen in der Baubranche zumeist auf Sicht, planen ihre Finanzen kurzfristig oder aufgrund unvollständiger Finanzdatensätze. Denn jeder begründete Entscheidungsfindungsprozess basiert auf einsehbaren und interpretierbaren Finanzinformationen. Deren Verfügbarkeit ist die Voraussetzung für Umsatzprognosen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Budgets; sie erlauben Einblicke in saisonale Trends, Preisentwicklungen und mehr. Die bestehenden, manuell- und oft analog-arbeitenden Buchhaltungsprozesse im Baugewerbe stehen dieser Transparenz allerdings konträr gegenüber. Das bedeutet: in der Buchhaltung laufen Mitarbeiter:innen Rechnungen, Belegen und Auftragsvisierungen lange hinterher, müssen sich durch Rechnungsbelege wühlen – und diese dann händisch in Buchhaltungssoftware oder Aktenschränke einpflegen.

Ein Prozess, der nicht nur Zeit frisst, sondern sich auch als äußerst fehleranfällig gestaltet. Ein Rechenfehler, eine falsch berechnete Ausgabe und schon zieht sich ein Fehler durch die Finanzplanung.

 

Manuelle Buchhaltung senkt die Agilität im Betrieb

Wie anfällig die Buchhaltungsabteilungen für analoge Fehler sind, belegt auch eine Studie des Fintech Pleo. Die internationale Umfrage unter 3.000 Buchhalter:innen und Unternehmen zeigte auf, dass 30 Prozent der Firmen im monatlichen Rhythmus zu spät die Rechnungen vieler Mitarbeiter:innen erhalten. 20 Prozent bekräftigen, dass dies die Arbeitsqualität im Finanzbereich nachhaltig erschwert. Finanz-Daten, die also jetzt für eine Entscheidung gebraucht würden – etwa ob man weiter einstellt, neue Maschinen anschafft oder ob man gewisse Aufträge aufgrund knapper Kapazitäten weiterreicht – sind dementsprechend teilweise veraltet oder unvollständig. So ist es schwierig, die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Wie jedoch können Bauunternehmen in der aktuellen Situation langfristig begründete Entscheidungen treffen? Die Lösung liegt – wie so häufig – im digitalen Bereich. Digitalisierung mag zunächst nach einem aufwendigen und kostenintensiven Buzzword klingen. Für die Grundlage solider Finanzarbeit, sprich für Echtzeit-Daten und lückenlose Transparenz, ist jedoch gar nicht so viel nötig. Gerade diese Grundlagenarbeit geht simpler vonstatten, als häufig angenommen wird.

 

Digitale Tools – smarte Helfer oder kostenintensiver Hype?

Belege müssen einfach abfotografiert werden, die Software übernimmt den Rest. Belege müssen einfach abfotografiert werden, die Software übernimmt den Rest.
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Belege müssen einfach abfotografiert werden, die Software übernimmt den Rest.
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Hier zeigt sich der Vorteil von Automatisierungstools. Digitale Werkzeuge werden für Handwerksbetriebe zu unentbehrlichen Helfern: Sie übernehmen die manuellen Prozesse, pflegen Daten eigenständig ein, sobald diese vorliegen und liefern up-to-date Übersichten. Beispielsweise müssen Belege einfach abfotografiert werden, die Software übernimmt den Rest. So landen diese nicht auf dem Papierberg auf dem Schreibtisch, gehen nicht verloren, sondern werden direkt bearbeitet und ohne Eingabefehler eingepflegt. Die Buchhaltungs-Tools erstellen dann Analysen und Infografiken, welche die Entscheider:innen schnell zu Rate ziehen können.

Werfen wir dafür einen Blick auf das Ausgabenmanagement, um den Nutzen digitaler Tools anhand eines Beispiels zu begreifen: Statt einzelnen Mitarbeiter:innen für jede Rechnung hinterherzulaufen, tätigen sie betriebsrelevante Ausgaben selbst über eine Firmenkarte. Jene Ausgaben fließen dadurch direkt ins System ein, von wo aus die Software sie automatisch in die Buchhaltungssoftware der Firma eingepflegt. Das erleichtert die Erstellung von monatlichen Übersichten, die Einsicht in Auftragseingänge und -stornierungen und die Analyse von vorliegenden Informationen. Auch die Kostenanalyse wird vereinfacht – Betriebskosten werden übersichtlich und schnell den jeweiligen Baustellen oder Projekten zugeordnet. Automatisierte Buchhaltung-Tools schaffen so Transparenz für Planungs- und Steuerungsprozesse. Sie sparen Zeit ein. Zeit, die dem operativen Geschäft zugutekommt.

 

Blick aus der Vogelperspektive

Eine automatisierte und digitale Finanzabteilung ermächtigt die Betriebsführung, anhand von Daten und Kennzahlen fundierte Entscheidungen frühzeitig zu erkennen sowie zu treffen. Sie steht für das Sammeln, Aufbereiten und Analysieren relevanter Daten. Daten wie Ausgaben und Einnahmen im Unternehmen, aber auch Gewinnprognosen, Risikoanalysen, Rohstoffpreise, Marktentwicklungen und Wachstumsrisiken. Also Daten, die in der Baubranche aktuell relevant sind wie selten zuvor. Dadurch kommt der Finanzabteilung die Funktion einer strategischen Beratung zu. Die Buchhalter:innen verschaffen sich somit einen umfassenden Überblick über aktuelle und zukünftige finanzielle Entwicklungen im Betrieb, geben Prognosen ab und unterstützen die Entscheidungsfindung von Bauunternehmer:innen.

Kurzum: Die digitale Transformation wird uns auch weiterhin begleiten und stellt eine Herausforderung für die Industrie dar. Der Baubranche bringt sie einen großen Mehrwert in Form von Transparenz über aktuelle Datensätze. Nur anhand voller Visibilität können Bauunternehmer:innen mit Voraussicht planen und fundierte Entscheidungen treffen. Digitale Tools und Anwendungen fungieren hier als smarte Helfer, denn sie ermöglichen den Bauunternehmen, ressourcenschonender und effizienter zu planen.

Pleo Technologies GmbH

www.pleo.io

André Reimers ist Head of Sales DACH bei Pleo. Er leitet das Vertriebs- und Entwicklungsteam und übernimmt die Rolle des Interim Country Managers in Deutschland. André Reimers ist Head of Sales DACH bei Pleo. Er leitet das Vertriebs- und Entwicklungsteam und übernimmt die Rolle des Interim Country Managers in Deutschland.
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André Reimers ist Head of Sales DACH bei Pleo. Er leitet das Vertriebs- und Entwicklungsteam und übernimmt die Rolle des Interim Country Managers in Deutschland.
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Über Pleo

Das Fintech wurde 2015 in Kopenhagen von Jeppe Rindom und Niccolo Perra gegründet. Pleo ist die intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben und bietet Mitarbeitern intelligente virtuelle und physische Pleo-Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets. Excel-basierte Spesenabrechnungen, Barkassen und fehlende Belege gehören damit der Vergangenheit an. Manager und Buchhalter erhalten eine Übersicht sämtlicher Ausgaben in Echtzeit und können alle Daten inklusive der Belege über einen maßgeschneiderten Export oder eine nahtlose Integration ins Buchhaltungssystem überführen. Somit verfügen Unternehmen über volle Transparenz aller Ausgaben. Pleo fängt Belege automatisiert ab, kategorisiert Ausgaben automatisch auf Basis des bisherigen Nutzerverhaltens und macht eine manuelle Spesenabrechnung überflüssig.

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