123erfasst

Zeiterfassung und Baustellen-Dokumentation per App

Mit 123erfasst lassen sich Informationen zu Mitarbeiterzeiten, Material, Baufortschritt und Geräte problemlos per Smartphone oder Tablet erfassen, um sie in anderen Systemen weiterverarbeiten zu können.

Die von der EU zwingend vorgeschriebene Arbeitszeit-Erfassung ist oft ein leidiges Thema. Im Büro lässt sich eine elektronische Stechuhr zwar leicht installieren. Für Kollegen auf der Baustelle, die oft an unterschiedlichen Einsatzorten arbeiten, die dann auch noch Wind und Wetter ausgesetzt sind, ist das eher unpraktisch.

Eine App wie 123erfasst bietet gegenüber der üblichen Zettelwirtschaft gewaltige Vorteile – für alle Beteiligten. Ein kurzes Tippen mit dem Finger auf dem Smartphone-Display genügt, und die Arbeitszeit ist bequem aufgezeichnet; kein streikender Kugelschreiber, kein verlorengegangener Zettel sorgt für Probleme. Das Unternehmen wiederum erhält alle Daten schnell, zuverlässig und sicher.

123 - Zauberei

Da die Daten mit GPS-Koordinaten gespeichert werden, lässt sich leicht nachvollziehen, wer wo arbeitet – hilfreich, will man die Arbeitszeiten den einzelnen Baustellen zuordnen. Mit 123erfasst lässt sich auch leicht das Bautagebuch führen: Fotos belegen den Baufortschritt, lassen sich auf Wunsch um Notizen der Mitarbeiter und um aktuelle Wetterdaten ergänzen, und werden automatisch ins Büro übertragen.

Und zeigt beispielsweise die Gemeinde an, dass ein Bordstein durch den Einsatz einer Baumaschine abgesackt ist, kann die Fotodokumentation beweisen, dass der Bordstein schon vor der Baumaßnahme abgesackt war. Darüber hinaus lässt sich in bestimmten Bereichen, etwa im Tiefbau, der genaue Umfang der geleisteten Arbeit ohne Fotodokumentation im Nachhinein nicht mehr nachweisen. Auch die korrekte Baustellensicherung lässt sich so belegen, um unberechtigte Schadensersatzforderungen abzuwehren.

Nie wieder Ärger mit dem Nachunternehmer

Um zu vermeiden, dass die Arbeitsleistung durch Subunternehmen nicht ordnungsgemäß erbracht wird, können auch die ihre Leistungen mittels 123erfasst dokumentieren. Dies könnte zur Voraussetzung gemacht werden, um prüfungsrelevante Rechnungen zu schreiben – und bietet so mehr Sicherheit für alle Beteiligten.

NEVARIS Bausoftware GmbH

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123 quality

Mit zunehmender Komplexität der Bauabwicklung wird die Absprache zwischen den Gewerken immer wichtiger, um eine effiziente und reibungslose Abwicklung und somit die gewünschte Qualität in der Ausführung zu erreichen. Mit der „123quality“-App erfassen die Mitarbeiter auf der Baustelle per Smartphone oder Tablet die mängelrelevanten Daten, die sofort auf eine zentrale Online-Datenbank übertragen und mit den Beteiligten geteilt werden.

Die Anwendung ist sowohl für IOS- als auch Android-Smartphones und -Tablets verfügbar. Zielgruppe für die App sind sowohl das Bauhaupt- und Baunebengewerbe als auch Architektur- und Ingenieurbüros.

Erfolgsgeschichte: Matthäi führt 123erfasst in Rekordzeit ein

Die Matthäi-Gruppe mit Hauptsitz im niedersächsischen Verden umfasst mehr als 40 eigenständig agierende Standorte und Niederlassungen im norddeutschen Raum sowie eigene Bau- und Rohstoffproduktionen in Deutschland und Europa. Heute steht der Unternehmensgruppe mit über 2.000 Mitarbeitern eine umfassende Expertise in allen Baubereichen zur Verfügung.

Die zügige Einführung bei mehr als 1.000 Mitarbeitern konnte realisiert werden, da Matthäi mit Manuela Süßkind eine kompetente und engagierte Mitarbeiterin für diese Aufgabe abgestellt hat, und weil die 123erfasst-Software sich einfach in bestehende Systeme integrieren lässt.

Die App nutzen die gewerblichen Mitarbeiter, die Office-Lösung wenden die Bauleiter, die Gerätedisponenten sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen an. Letztere bereiten die Daten für die zentrale Lohnbuchhaltung auf.

Fotoaufnahmen, die täglich den Ist-Zustand, den Baustellenfortschritt und die -sicherung dokumentieren, werden in der App gespeichert und der Baustelle, dem Projekt, Bauabschnitt und Baubereich zugeordnet sowie auf den Server hochgeladen. Dort stehen die Daten allen Projektbeteiligten je nach Berechtigung in Echtzeit zur Verfügung. Durch den schnellen Informationszugang wird viel Zeit gespart, die wiederum in die Optimierung anderer Prozessabläufe investiert werden kann.

Erfolgsgeschichte: Friesenhäuser, Dünengras und Smartphone

Die Bauunternehmung Edlef Jensen ist seit den 70er Jahren auf der Nordseeinsel Sylt aktiv. Lag der Fokus noch vor wenigen Jahren im Bereich Neubauten, so ist mittlerweile ein Drittel der Aufträge Umbauten im Bestand. Da die Friesenhäuser nahezu ausnahmslos unter Denkmal- oder Bestandsschutz stehen, hat sich Edlef Jensen auf die nachträglichen Unterkellerungen der Objekte spezialisiert.

Um der Zettelwirtschaft den Kampf anzusagen und die Daten ohne Medienbruch verfügbar zu machen, suchte man eine Baustellenmanagement-Software – und hat diese mit 123erfasst gefunden! Test-Mitarbeiter waren in kürzester Zeit begeistert; inzwischen sind alle Kolonnen mit Smartphones und der App von 123erfasst ausgestattet. Durch die Smartphone-Anwendung sammeln die Mitarbeiter der Jensen GmbH die Projektinformationen direkt vor Ort auf der Baustelle. Die Übertragung an die Office-Version erfolgt verschlüsselt und automatisiert im Hintergrund. Wenn auf der Baustelle gerade ein Funkloch herrscht, erfasst der Handwerker die Daten offline. Ist der Empfang wieder vorhanden, werden die gesammelten Daten automatisch an den Server überspielt.

Erfolgsgeschichte: Dasenbrock digitalisiert alle Abläufe im Baualltag

Das Unternehmen der Firmengruppe Dasenbrock hat ihren Leistungsschwerpunkt im Verlegen von Gas-, Wasser- und Wärmeleitungen sowie Strom- und Telekommunikationskabeln. Der Fokus liegt aber mittlerweile auf der Verlegung von Glasfaserkabeln für schnelle Internetverbindungen.

In der Vergangenheit zeichneten Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden handschriftlich auf. Verspätet eingereichte, fehlerhaft oder auch unleserlich ausgefüllte Stundenzettel waren an der Tagesordnung. Deshalb führte Wirtschaftsingenieur Thomas Dasenbrock 123erfasst ein. Der Mitarbeiter bucht nun auf der Baustelle lediglich seine Anwesenheitszeit; die Ergebnisse übermittelt die Software dann an die Lohnsoftware.

Dreimal täglich werden die aktuellen Wetterdaten inkl. GPS-Koordinaten in die 123erfasst-App eingespielt und auf dem Bautagesbericht gespeichert. Auch notieren die Mitarbeiter ihre Bemerkungen zu den einzelnen Tätigkeiten. Die Fotodokumentation ist neben der Zeiterfassung die am häufigsten genutzte Funktionalität des Programms. Für Dasenbrock ist es wichtig, alle Produktionsabläufe auf der Baustelle mit Fotos, Wetterdaten und Bemerkungen zu versehen.

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