Drin’ lassen oder raus geben?
Strategien für eine professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung
Immer mehr Baufirmen vergeben die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister. Das Auslagern von Routinetätigkeiten bietet Kostenvorteile, Flexibilitätsgewinn, Unabhängigkeit und Qualitätsverbesserung. Doch für wen macht Outsourcing Sinn und wann sollte man die Verantwortung für die Lohn- und Gehalts-
abrechnung im eigenen Haus behalten? Was sind die Vorteile einer Rechenzentrums-Lösung gegenüber einer eigenen, lokalen Software? Dieser Artikel zeigt die verschiedenen Möglichkeiten auf und gibt Hilfestellung für die geeignete Strategie.
Die Frage, wie man mit dem Baulohn umgehen soll, stellt sich in vielen Unternehmen dann, wenn der Lohnbuchhalter / die Lohnbuchhalterin in Rente geht, krankheitsbedingt für eine gewisse Zeit ausfällt oder wenn es zu Umstrukturierungen im Unternehmen kommt, die das eigene Lohnbüro in Frage stellen. Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Lösungen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung organisiert sein kann.
1. Die Inhouse-Lösung, bei der die Verantwortung im Unternehmen bleibt und die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer lokalen Baulohnsoftware durch eigenes Personal erstellt wird.
2. Die Rechenzentrums-Lösung, bei der, wie bei der Inhouse-Lösung die Verantwortung im Unternehmen bleibt, eigene Mitarbeiter die Personal- und Bewegungsdaten verwalten, die Abrechnung aber in einem professionellen Rechenzentrum erfolgt.
3. Das Outsourcing, bei dem ein externer Dienstleister die Verantwortung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt und im Unternehmen kein eigenes Fachpersonal mehr vorgehalten werden muss.
Für wen welche Lösung geeignet ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Sowohl bei der Inhouse- als auch bei der Rechenzentrums-Lösung, muss im Unternehmen Fachpersonal und das entsprechende Knowhow vorhanden sein. Denn die Kenntnisse, die rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgehalten werden müssen, sind nicht zu unterschätzen. Mit den permanenten gesetzlichen und tariflichen Veränderungen sowie der Komplexität des Arbeits- und Sozialrechts ist der Baulohn eine der schwierigsten Entgeltabrechnungen überhaupt. Einschlägige Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen und relativ komplexe Tarifverträge (z.B. Sozialkassenverfahren) stellen hohe Anforderungen an die Mitarbeiter des Lohnbüros. Die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert eine optimale Organisation und von den Zuständigen besonders fundierte Kenntnisse und eine ständige Weiterbildung.
Diese Voraussetzungen sind meist nur in Unternehmen mit einer gewissen Größe gegeben. Kleinere Unternehmen hingegen, in denen das Personal nicht vorhanden ist oder sich wegen rückläufiger Aufträge bzw. Umstrukturierungen nicht mehr rentiert, sind gut beraten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister auszulagern. Hat man sich hingegen dazu entschieden, die Lohnabrechnung in Eigenregie abzuwickeln, kommt sowohl eine Inhouse-Lösung als auch eine Rechenzentrums-Dienstleistung in Frage.
Variante 1: Die Inhouse-Lösung: PC-Baulohn
Wenn die komplette Abrechnung im eigenen Haus erstellt werden soll, benötigt man ein speziell auf den Baulohn zugeschnittenes Abrechnungsprogramm. Nutzer sollten darauf achten, dass die Software durch die gesetzliche Krankenversicherung systemgeprüft ist und einer ständigen Qualitätskontrolle durch die ITSG (IT-Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen) unterliegt. Das bietet die Sicherheit, dass alle gesetzlichen Vorschriften jederzeit eingehalten werden.
PC-Baulohn von BRZ erfüllt diese Voraussetzungen. Ein Gütesiegel der SOKA-Bau garantiert die Einhaltung der einheitlichen Bestimmungen des Datenaustausches. Ohne aufwändiges Zulassungsverfahren kann an der elektronischen DEÜV teilgenommen werden. Dabei werden alle für Kranken- und Rentenversicherungsträger erforderlichen Meldungen automatisch vom System erkannt und elektronisch erstellt.
Durch Einbindung in die BRZ-Gesamtlösung, die den gesamten Prozess, vom Vertrieb über Projektsteuerung bis hin zum Personal- und Rechnungswesen abdeckt, können die Daten im selben System verwaltet und weiter verarbeitet werden. So stehen beispielsweise die Lohnstunden in der Nachkalkulation und in der Kostenrechnung sofort zur Verfügung.
Da Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung die Geschäftsführung teuer zu stehen kommen können, ist eine ständige Weiterbildung der für den Lohn zuständigen Mitarbeiter unerlässlich. Praktisch jedes Jahr treten gesetzliche Neuerungen in Kraft, die bei der Abwicklung der Lohnabrechnung neue Anforderungen stellen. BRZ bietet seit vielen Jahren Baulohn-Schulungen, die sich ausschließlich mit den aktuellen gesetzlichen und tariflichen Änderungen befassen. In den kompakten Seminaren, erfahren Mitarbeiter aus Lohnbüro und Personalverwaltung, welche Änderungen zu berücksichtigen sind und wie diese korrekt in der Software umgesetzt werden.
Diese Änderungen sind auch der Grund dafür, dass eine Baulohn-Software häufig umgestaltet werden muss. Alle Details und tariflichen Änderungen müssen in die Abrechnungs-Software eingearbeitet und den Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Eine lokal installierte Baulohn-Software ist somit immer mit einem relativ hohen Administrations-Aufwand verbunden, denn neben der Installation von Updates ist auch die regelmäßige Datenbanksicherung Pflicht. Will man sich von diesen administrativen Arbeiten befreien ohne die Verantwortung für die Abrechnung abzugeben, ist die Nutzung der Software über Internet eine Alternative.
Variante 2: Software als Service (SaS): Software mieten statt kaufen
Software als Service (SaS) bedeutet, dass die Lohnsoftware und die verbundenen Datenbanken nicht mehr lokal auf dem Rechner installiert werden, sondern dem Unternehmen „online“ zur Verfügung gestellt werden. Dabei läuft die Baulohnsoftware im Rechenzentrum des Dienstleisters. Der Kunde nutzt diese über eine gesicherte Internet-Verbindung – alles was er dazu benötigt ist ein Internetzugang.
Auch die BRZ Lohnsoftware kann per SaS-Lösung genutzt werden. Der Kunde loggt sich auf seinen Hochleistungsserver im BRZ- Rechenzentrum ein und nutzt seine Anwendung – ganz so, als würde diese lokal laufen. BRZ kümmert sich um die komplette Wartung der Hard- und Software. So ist sichergestellt, dass das Unternehmen immer mit der gesetzlich und tariflich aktuellsten Softwareversion arbeitet, ohne sich um deren Verwaltung und um Updates kümmern zu müssen.
Dabei bleibt die Verantwortung für die Lohnabrechnung im Unternehmen. Es werden Lohnstunden und Fehlzeiten erfasst und auch das Personal wird selbst verwaltet. Rechenläufe und Auswertungen können jederzeit und nach Bedarf angestoßen werden. Die Daten werden mit höchsten Sicherheitsstandards übertragen, automatisch im Rechenzentrum gesichert und 10 Jahre lang prüfsicher archiviert. Spätestens 24 Stunden nach Verarbeitung der Daten stehen die Auswertungen im Lohn-Archiv zur Verfügung. Die fertige Lohn- und Gehaltsabrechnung kann entweder in gedruckter oder in digitaler Form versendet werden.
Und sollte doch einmal das zuständige Personal ausfallen, kann BRZ in kürzester Zeit helfen und die Lohnabrechnung im Vollservice übernehmen.
Variante 3: Outsourcing der Lohnbuchhaltung – der Vollservice ersetzt das Lohnbüro
BRZ bietet bereits seit 1968 das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung an. Im sogenannten Vollservice erstellt BRZ verantwortlich die Lohnabrechnung und kümmert sich um die komplette Verwaltung der Personalunterlagen. Das Unternehmen erhält einen persönlichen Ansprechpartner, mit dem in der Regel per Telefon kommuniziert wird. Dieser übernimmt die Pflege der Personaldaten, die Abwicklung von An- und Abmeldungen bei den zuständigen Behörden und natürlich einmal monatlich das Erstellen der Lohnabrechnung.
Im Unternehmen muss kein eigenes Know-how im Baulohn und auch keine Hardware- und Softwarekenntnisse vorgehalten werden. Lediglich die laufenden Bewegungsdaten müssen erfasst und an den zuständigen BRZ-Ansprechpartner übermittelt werden. Bei der Erfassung der Bewegungsdaten hat der Kunde die Wahl. Für die klassische Erfassung auf Papier, stellt BRZ den Unternehmen Stundenkarten zur Verfügung.
Auch eine papierlose, elektronische Variante steht zur Verfügung. Die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer werden dabei von einem Vorarbeiter oder Polier direkt auf der Baustelle elektronisch erfasst und anschließend an BRZ übertragen. Die Erfassung kann entweder auf einem PC/Laptop oder auf einem PDA erfolgen. Der Vorteil: Die sonst üblichen handschriftlichen Aufzeichnungen werden ersetzt und Arbeitszeit eingespart. Zudem werden die Daten beim Import in das Lohnprogramm protokolliert und archiviert und sind dann zu Prüfzwecken jederzeit auswertbar. Die im Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) geregelten Aufzeichnungspflichten werden somit erfüllt, Bußgelder werden vermieden.
Outsourcing – unabhängig von der Größe des Unternehmens
Die Tatsache, dass sich Outsourcing für kleine Unternehmen rechnet, bedeutet nicht, dass diese Lösung für größere Firmen nicht in Frage käme. Erledigt ein Unternehmen die Abrechnung selbst, dann fallen die Kosten dafür – in erster Linie die Lohnkosten für den /die Lohnbuchhalter - unabhängig von der Anzahl der Transaktionen an. Beim Outsourcing hingegen richtet sich der Aufwand nach der Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens. Gibt es weniger Beschäftigte, so sinken die Kosten automatisch. Führt man sich die monatlichen Fixkosten für das eigene Lohnpersonal vor Augen, wird schnell klar, dass der Vollservice auch für größere Unternehmen geeignet ist.
Erfolgt Outsourcing allerdings nur aus Gründen der reinen Kostenreduktion, führt dies oftmals zu einer Verschlechterung der Qualität der ausgelagerten Leistungen. Fachliche Kompetenz und Erfahrung sollten bei der Auswahl des Dienstleisters die entscheidenden Kriterien sein. Sind die Erwartungen zwischen Bauunternehmen und Dienstleister genau abgesteckt, dann lassen sich durch Outsourcing Zeit und Ressourcen freisetzen, die für die eigentlichen Kernkompetenzen genutzt werden können. Voraussetzung bleibt natürlich immer der Wille Verantwortung abzugeben.
