Unterstützung statt Ersatz

Melanie Waldmann absolvierte ein Bauingenieur- und Projektmanagement-Studium in Biberach und arbeitete anschließend in einem Stuttgarter Projektmanagementbüro. 2016 wechselte sie zum Architektur- und Projektmanagementbüro Mayer Bährle GmbH. Nach sieben Jahren als Projektmanagerin übernahm Waldmann 2023 das Unternehmen als Geschäftsführerin. Heute ist Mayer Bährle auf das Projektmanagement im Hochbau spezialisiert.
© mayer bährle GmbH

Künstliche Intelligenz ist aus vielen alltäglichen Betriebsprozessen in der Baubranche nicht mehr wegzudenken – dasselbe gilt auch für Prozesse im Bauprojektmanagement. Laut einer Studie der Association for Project Management (APM) hat sich der Einsatz von KI im Projektmanagement von 2023 bis 2025 fast verdoppelt. Während im Jahr 2023 noch 21 Prozent der Befragten angaben, in ihren Projekten KI einzusetzen, stieg diese Zahl im Jahr 2025 auf 40 Prozent an. Und auch der Ausblick auf die Zukunft deutet auf keine baldige Trendumkehr hin – im Gegenteil: 33 Prozent der Fachleute erwarten, dass der Einsatz von KI weiter zunehmen wird. Neben der Verarbeitung großer Datenmengen und der schnellen Analyse von Berichten bietet künstliche Intelligenz das Potenzial, auf zahlreichen Ebenen der Projektabwicklung einen erheblichen Mehrwert zu schaffen. Dadurch verändert sich grundlegend die Art und Weise, wie strategische sowie operative Aufgaben geplant, gesteuert und umgesetzt werden. Doch selbst der Einsatz modernster Technologien garantiert noch keinen Projekterfolg: Entscheidend sind vielmehr menschliche Faktoren wie Kommunikation, Führungsverhalten sowie die Zusammenarbeit zwischen Gewerken und Teams, die maßgeblich darüber bestimmen, ob ein Projekt erfolgreich verläuft.

Unvorhersehbare Herausforderungen erfordern schnelle Entscheidungen

Zahlreiche KI-Programme werden in unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern des Bauprojektmanagements eingesetzt. Ein Beispiel hierfür ist der Bereich der Aufwandsschätzung und Projektplanung, bei dem das Tool historische Projektdaten analysiert, um realistische Prognosen für neue Bauvorhaben zu erstellen. Weitere Methoden sind Anomaly Detection, also die Erkennung von Ausreißern, sowie Zeitreihenanalysen. Diese werden eingesetzt, um Abweichungen im Projektverlauf – wie ungewöhnliche Kostenanstiege, Verzögerungen im Baufortschritt oder Lieferengpässe – frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls gegenzusteuern.

Auch wenn künstliche Intelligenz Bauprojektmanager unter anderem bei der Datenauswertung, bei Prognosen und der Ermittlung des Ressourcenbedarfs entlastet und unterstützt, stellt sie keineswegs eine Lösung für alle Herausforderungen dar. Der Einsatz von technologischen Tools führt nicht automatisch zu besseren Ergebnissen, wenn das zugrundeliegende System nicht funktioniert. Dazu zählen Abläufe und Aufgaben, die ausschließlich vom Menschen abhängen, wie beispielsweise strategische Führung. Bauprojektmanager sollten nicht davon ausgehen, dass das Tool als effizientes Führungssystem oder Entscheidungsträger fungiert. Projekte brauchen klare Prioritäten, funktionierende Abstimmungsprozesse sowie in bestimmten Situationen schnelle Entscheidungen, in denen unvorhersehbare Herausforderungen genau das erfordern. Beispielsweise lassen sich durch Zeitreihenanalysen von der KI zwar Lieferengpässe frühzeitig erkennen – eine Lösung zur Behebung des Problems muss jedoch eine Führungsperson einleiten.

© mayer bährle GmbH

Ein weiteres Beispiel ist die Berechnung des Ressourcenbedarfs: Selbst wenn diese noch so präzise erfolgt, können plötzlich krankheitsbedingte Ausfälle zahlreicher Mitarbeitender oder Materialengpässe infolge von Lieferschwierigkeiten auftreten. In solchen Situationen sind menschliche Entscheidungen essenziell, um Herausforderungen effizient und möglichst ohne schwerwiegende Konsequenzen zu bewältigen. Diese Entscheidungen beeinflussen maßgeblich, ob ein Projekt planmäßig verläuft.

Bauprojektmanager als Schnittstelle

Während KI aufzeigen kann, wie hoch das Risiko eines möglichen Projektscheiterns ist, lassen sich bestimmte Aspekte nicht vollständig in solche Berechnungen einbeziehen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei Bauvorhaben ist die Zusammenarbeit und Harmonie zwischen den unterschiedlichen Gewerken und Projektbeteiligten. Ob Gewerke, Architekt oder Bauherr – Bauprojektmanager stehen vor der Herausforderung, verschiedene Interessen zu koordinieren und auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Dabei fungieren sie als zentrale Schnittstelle, um potenzielle Spannungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Lösungen zu entwickeln. Besonders wichtig sind hierbei Empathie, Kommunikationsfähigkeit und gegenseitiges Vertrauen – Eigenschaften, die von KI-Systemen bislang nur eingeschränkt nachgebildet werden können. Ebenso entscheidend für eine effiziente Zusammenarbeit sind klare Vorgaben und verbindliche Absprachen. Unklare Kommunikationsstrukturen führen unter Umständen zu Terminverzügen, erheblichen finanziellen Mehrkosten bis hin zu Verlusten in Millionen- oder sogar Milliardenhöhe verursachen können. Zeitgleich wirkt sich das Verfehlen von festgelegten Meilensteinen zumeist negativ auf die Stimmung des Teams aus, sodass Arbeitsmoral und Harmonie darunter leiden. Zustände, die es im Hinblick auf einen möglichst reibungslosen Bauprojektverlauf zu vermeiden gilt. Bauprojektmanager schaffen hier Abhilfe, indem sie über entsprechende Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse verfügen. Dadurch können sie bei Bedarf in Vertretung des Bauherrn schnelle, strategische Entscheidungen treffen. Als Schnittstelle zwischen allen involvierten Parteien behalten sie dabei den Überblick über unterschiedliche Interessen und ermöglichen so, dass sich kein Beteiligter vernachlässigt fühlt. Diese Strukturen entlasten den Bauherrn und stellen sicher, dass das übergeordnete Projektziel im Fokus bleibt und potenzielle Konflikte bestmöglich vermieden werden.

Ausblick: KI ist kein Ersatz – sie unterstützt

Grundsätzlich bleibt festzuhalten, dass künstliche Intelligenz und die Digitalisierung im Bauprojektmanagement ihre Daseinsberechtigung haben und operative Aufgabenfelder erheblich erleichtern. Aufwendige Dokumentationen und Analysen werden durch entsprechende Tools übernommen, ebenso die Erstellung präziser Prognosen auf der Basis umfangreicher Datensätze aus vergangenen Projekten. Der dadurch eingesparte Zeitaufwand lässt sich in Entscheidungsprozesse und Aufgaben investieren, bei denen KI an ihre Grenzen stößt. Abstimmungen mit Gewerken, Bauherren und Architekten bleiben weiterhin zentrale Aufgaben des Bauprojektmanagers und werden auch zukünftig kaum von der Digitalisierung aufgefangen. Insbesondere schnelle Entscheidungen, die aufgrund unvorhersehbarer Herausforderungen und Komplikationen erforderlich werden, müssen von Menschen mit Entschlossenheit und eigenständiger Problemlösungskompetenz getroffen werden. Letztlich nimmt künstliche Intelligenz eine unterstützende Rolle ein, nicht die einer führenden Instanz. Ob Bauvorhaben fristgerecht und erfolgreich abgeschlossen werden, hängt nicht allein von präzisen Prognosen zu Ressourcenbedarf oder Risiken ab. Den entscheidenden Ausschlag für Erfolg oder Misserfolg geben vielmehr die konkreten Handlungen und Arbeitsabläufe, die unter anderem aus den Entscheidungsprozessen des Bauprojektmanagers resultieren.

Mayer Bährle GmbH
www.mayer-baehrle.com