Controllingsoftware...

Das Leistungsspektrum des 1995 von den beiden Beratenden Ingenieuren Torsten Behrend und Christoph Krüger gegründeten Ingenieurbüros deckt Verkehrsplanung, Schalltechnik, Klärtechnik, Straßen- und Kanalbau und Vermessung ab. Ein besonderer Schwerpunkt sind die Bereiche Kanal- und Straßenkataster. Darüber hinaus bietet ein von den Ingenieuren entworfenes Straßeninspektionsfahrzeug dem Büro mit seinen 31 Mitarbeitern ein Alleinstellungsmerkmal für Norddeutschland. Auch beschäftigen sich die Tiefbauexperten seit einigen Jahren intensiv mit Trassenplanung für die Lichtwellenleitertechnik, sprich: den schnellen Internetzugang. Hier sind die Stadtwerke Neumünster einer von vielen Auftraggebern. Diese möchten jeden Hausanschluss der 31 umliegenden Gemeinden mit Glasfasertechnik sowie den Dienstleistungen Internet, Telefon und Fernsehen versorgen. Die kompletten Tiefbauarbeiten von der Planung, über die Ausschreibung bis zur Überwachung obliegen dabei dem Wasser- und Verkehrs-Kontor. Alle Fachbereiche sollen sich rechnen
Durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems im Jahr 2000 / 2001 erkannten die beiden Inhaber, dass sie das Büro ohne Controllingsoftware nicht mehr optimal führen können, zumal Angebote auf Basis der HOAI immer seltener wurden. Den Geschäftsführern fehlte Zahlenmaterial wie zum Beispiel die Kosten der einzelnen Mitarbeiter, das Wissen, welcher Fachbereich wie viel Gewinn erwirtschaftet und mit welchen Projekten gute Ergebnisse zu erzielen sind. Die monatlichen Auswertungen des Steuerberaters ergaben zwar, dass das Büro wirtschaftlich immer gut dastand, aber eine Steuerung des Unternehmens und der Projekte war mit diesem Datenmaterial nicht möglich.

Aussagekräftiges Zahlenmaterial war gefordert

„Wir mussten eine Möglichkeit finden, aussagekräftige Daten zu erhalten, um auf deren Basis realistische Angebote zu erstellen“, erklärt Geschäftsführer Torsten Behrend. „Private Investoren möchten wissen, was die Ingenieurdienstleistung pauschal kostet. Und bei VOL-Leistungen wie zum Beispiel Vermessung oder Kanalkataster müssen wir die Preise nach Metern anbieten.“ Auch sollte sich jeder Fachbereich rechnen und nicht nur die gesamtwirtschaftliche Situation positiv sein. Darüber hinaus sollten für die beiden Geschäftsführer das Entwicklungspotenzial des Büros sowie die Auftragslage der nächsten Monate erkennbar sein.

Daher entschied man sich für S-Control, ein Programm zur Projekt- und Kostenkontrolle für Planungsbüros, sowie das System zur Honorarermittlung und Rechnungsverwaltung S-HOAI der Wuppertaler Kobold Management Systeme einzusetzen. In S-Control sind alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv zu bearbeiten und mit S-HOAI verwaltet das Ingenieurbüro alle Honoraransätze. Während des Projektes kann die Buchhaltung ihre Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen stellen. Sicherheitsvorbehalte verwaltet das System gleich mit. Außerdem stellt es sicher, dass die Honorare im Rahmen der Möglichkeiten voll ausgeschöpft und die Be- bzw. Abrechnungen rechtssicher sind.

Nach einer kurzen Schulung aller Mitarbeiter begann die Arbeit mit dem Programm. Die einzelnen Stundensätze eines jeden Mitarbeiters wurden im System errechnet, sowie der Allgemeinkostenfaktor, der sich aus der Eingabe der monatlichen Kosten aus der BWA ermittelt.

Erste Erkenntnisse und Entscheidungen

Eine der ersten Erkenntnisse, die das Controllingprogramm den beiden Geschäftsführern verschaffte, war, dass gerade die Abteilungen, die die größten Investitionen erforderten, den geringsten Gewinn erwirtschafteten. So erfordert der Fachbereich Kanalkataster eine Ausbildung zum zertifizierten Kanalsanierer und die Software kostet eine fünfstellige Summe pro Arbeitsplatz. Ingenieur Behrend dazu: „Wir betreuen in Schleswig-Holstein 2000 km Abwasserkanalnetze. Mit S-Control haben wir schnell festgestellt, dass dies ein Hobby ist.“ Schnell fiel die Entscheidung, diesen Fachbereich herunterzufahren. Da die dort erbrachten Leistungen aber wichtig für das Leistungsspektrum des Büros sind, werden sie weiterhin angeboten. So schätzen Stammkunden wie zum Beispiel eine große Supermarktkette sehr, dass das Büro alle benötigten Tiefbauleistungen im Portfolio hat.

Tätigkeiten definieren und zuordnen

Jeden Tag geben die Mitarbeiter ihre Stunden auf die einzelnen Projekte und die Planungsleistungen entsprechend der Leistungsphasen ein. Da aber die wenigsten Projekte nach HOAI abgerechnet werden, war es notwendig, alle Tätigkeiten zu definieren, damit diese im Programm zuzuordnen sind. Zwecks Übersichtlichkeit und besseren Auswertungsmöglichkeiten schreibt auch jeder Mitarbeiter zumindest ein Stichwort zu den entsprechenden Leistungen.

Abrechnung von Sonderleistungen

Heute kann das Büro jede Sonderleistung in Rechnung stellen. Dadurch konnte das Wasser- und Verkehrs-Konto seinen Umsatz um bis zu fünf Prozent steigern, da die Mitarbeiter konsequent alle Leistungen erfassen, die nicht zum eigentlich beauftragten Umfang gehören.

Nachträge dokumentieren und in Rechnung stellen

Die monatlich erstellten Projektauswertungen zeigen im Soll-Ist-Vergleich, ob sich das Projekt im vereinbarten Rahmen bewegt. Wenn nicht, werden die Ursachen erforscht und entsprechende Gegenmaßnahmen können rechtzeitig eingeleitet werden. Eine Zwischen- respektive Nachkalkulation ist jederzeit auf Knopfdruck möglich. Sollte der Aufwand höher als der ursprünglich vereinbarte sein, da der Auftraggeber zahlreiche Änderungswünsche hatte, so ist dieses gut darstellbar. Dadurch kann das Büro Nachträge in Rechnung stellen und wegen der guten Dokumentation entfällt zeitraubender Diskussionsbedarf mit dem Auftraggeber.

Um eine gleichmäßige Mitarbeiterauslastung zu erreichen, verteilte man allgemeine Bürotätigkeiten auf verschiedene Mitarbeiter und überprüft die Produktivität laufend. So kann ein Ergebnis davon sein, dass es wirtschaftlicher ist, mehr IT-Aufgaben an den externen Dienstleister zu vergeben als im Haus von Mitarbeitern erledigen zu lassen.

In regelmäßigen Abständen sehen sich die beiden Geschäftsführer die Auftragssituation mit der dazugehörigen Honorarvorschau an. Rückblickend waren Zyklen feststellbar. Am Jahresanfang und im Mai ist der Auftragsbestand niedriger, währenddessen er Ende des Jahres sehr hoch ist. Für Torsten Behrend und Christoph Krüger sind eine gleichmäßige Auslastung und ein über die Monate verteiltes gleichmäßiges Betriebsergebnis wichtig. Durch Gespräche mit Auftraggebern versuchen die beiden Projekte entsprechend zu verschieben und Mitarbeitern wird angeboten, in auftragsarmen Zeiten in Urlaub zu gehen.

Geschäftsführer Torsten Behrend erläutert die Vorteile des Controllingprogramms: „S-Control ist einfach in der Bedienung und stark in der Auswertung, da es datenbankgestützt ist. Wir sind in der Lage, mit Datenbanken umzugehen und haben eine Vorstellung davon, was man miteinander verknüpfen muss, um zu den gewünschten Auswertungen zu gelangen.“ Durch die individuellen Auswertungen wissen die beiden Büroinhaber genau, welches Projekt welchen Gewinn erwirtschaftet und wer wie viel kostet: eine wesentliche Basis für eine betriebswirtschaftlich strategische Planung. Durch die Kenntnisse der Prozesse sind die Büroinhaber auch sicher in ihren Entscheidungen geworden, da diese nun auf exaktem Zahlenmaterial beruhen.

Nach anfänglicher Skepsis der Mitarbeiter stehen heute alle dem Controllingsystem positiv gegenüber. So konnte man Anfang 2010 auch die Stechuhr abschaffen. Heute stempeln alle ihre Zeiten im Controllingsystem, was die Mitarbeiter sehr begrüßen.n