Schluss mit Zettelchaos

Bauausführende Unternehmen bewegen sich heute in einem Spannungsfeld: Auf der Baustelle zählt jede Minute, im Büro zählen Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und revisionssichere Unterlagen. In der Realität entstehen Informationen parallel über Telefon, E-Mail, Messenger und Papierformulare – mit entsprechend hohem Abstimmungs- und Suchaufwand. Fotos von Bauzuständen bleiben auf privaten Smartphones, Stundenzettel werden abfotografiert, Aufmaßdaten per Chat weitergegeben, ohne dass sie verlässlich in der Projektakte landen. Gerade Messenger wie WhatsApp haben sich dabei faktisch zum Standard entwickelt: Sie sind auf nahezu jedem Gerät vorhanden, erfordern keine Schulung und ermöglichen auch mit Nachunternehmern oder Lieferanten eine unmittelbare Abstimmung. Doch je größer das Projekt, desto deutlicher werden die Grenzen dieser Arbeitsweise: Informationen verteilen sich über zahlreiche Einzel- und Gruppenchats, sind später nur schwer auffindbar und werden datenschutzrechtlich problematisch, weil sie auf privaten Endgeräten liegen.

Was Valoon aus WhatsApp macht

Genau hier setzt das Start-Up Valoon, einer Ausgründung aus dem Karlsruher Institut für Technologie (KIT) und dem Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik (ISST), an. Die Valoon-Lösung ist eine Bausoftware, die WhatsApp über die offizielle WhatsApp Cloud API an die eigens entwickelte Projektmanagement-Oberfläche anbindet. Die Teams auf der Baustelle kommunizieren weiter wie gewohnt im Messenger – Texte, Fotos, Sprachnachrichten oder Dokumente werden im Hintergrund automatisch ausgelesen, projektspezifisch zugeordnet und strukturiert abgelegt. Im Büro erscheinen diese Informationen in einer klar aufgebauten Projektakte: mit Zeitstempeln, Absender, Zuordnung zu Vorgängen oder Baubereichen und der Möglichkeit, die Daten für Abrechnung, Nachträge, Berichte oder Nachweise zu nutzen. Die Mitarbeitenden auf der Baustelle müssen dafür kein neues System erlernen; sie bleiben in WhatsApp, während Valoon im Hintergrund den Schritt von der Nachricht zur belastbaren Projektdokumentation übernimmt.

Stundenzettel per Nachricht statt Papier

Ein zentrales Praxisbeispiel ist die Erfassung von Arbeitszeiten. Mit Valoon können Stundenzettel direkt per WhatsApp ausgefüllt werden – etwa am Ende des Arbeitstags oder nach Abschluss eines Abschnitts. Die Eingabe erfolgt als integrierter Dialog im Chat. Im Hintergrund ordnet Valoon die Angaben automatisch dem richtigen Projekt und der jeweiligen Person zu; im Büro stehen die Zeiten anschließend in strukturierten Tabellen zur Verfügung, inklusive Exportmöglichkeiten, etwa Richtung DATEV. Damit entfällt der Umweg über Papierzettel oder abfotografierte handschriftliche Notizen. Fehler durch spätes Nachtragen werden reduziert, und die Bauleitung erhält einen zeitnahen Überblick über die geleisteten Stunden pro Projekt und Kolonne.

Bilder, die automatisch im Projekt landen

Ähnlich verhält es sich mit der Fotodokumentation. In der täglichen Baupraxis werden ohnehin zahlreiche Fotos über WhatsApp verschickt – zur Dokumentation von Baufortschritten, Mängeln, Behinderungen oder Abnahmesituationen. Valoon greift diese Bilder automatisiert ab, ordnet sie dem entsprechenden Projekt zu und versieht sie mit Datum, Uhrzeit und Absender. Statt später in Gruppenchats nach dem „einen Foto vom Schalungszustand letzte Woche“ suchen zu müssen, finden Bauleitung und Büro alle relevanten Aufnahmen gebündelt in der Projektakte – nach Datum und Themen sortierbar. Das erleichtert die Erstellung von Bautagesberichten, Nachtragsunterlagen oder Dokumentationen für den Auftraggeber und erhöht gleichzeitig die Beweissicherheit im Streitfall.

Mehrsprachige Teams, weniger Missverständnisse

Auf den meisten Baustellen arbeiten heute internationale Teams. Sprachbarrieren führen hier schnell zu Missverständnissen, insbesondere bei sicherheitsrelevanten Hinweisen oder Detailabsprachen kann dies zu Problemen führen. Valoon nutzt die Messenger-Kommunikation als Basis und ergänzt sie um automatische Übersetzungsfunktionen: Mitarbeitende können in ihrer jeweiligen Muttersprache schreiben, während das System die Inhalte für andere Beteiligte wiederum automatisch in die ihre Muttersprache übersetzt. Kombiniert mit der strukturierten Ablage entsteht so ein Informationsfluss, der nicht nur schneller, sondern auch robuster gegenüber Missverständnissen ist – ein Aspekt, der gerade in komplexen Hoch- und Infrastrukturbauprojekten an Bedeutung gewinnt.

Strukturiert digitalisieren statt Prozesse brechen

Die besondere Qualität von Valoon liegt weniger in spektakulären Einzelfunktionen als in der Verbindung dreier Ebenen: technische Automatisierung, vereinfachte Kommunikation und strukturierte Dokumentation. Indem die Lösung direkt an der etablierten WhatsApp-Nutzung ansetzt, entfällt der Bruch zwischen Baustellenrealität und formaler Projektorganisation. Informationen werden dort erfasst, wo sie entstehen – auf dem Smartphone der Beteiligten – und ohne Medienbruch in eine geordnete Projektakte überführt. Inzwischen wird dieser Ansatz in Bau- und Handwerksbetrieben in mehr als 10 Ländern eingesetzt und unter sehr unterschiedlichen Rahmenbedingungen erprobt – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum infrastrukturlastigen Bauprojekt.

Valoon GmbH

www.valoon.chat