Schnelle und reibungslose Kommunikation ist in der Baubranche mit wettbewerbsentscheidend. Messenger helfen, den Workflow zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen. Bei der Wahl der Chat-App sollten Verantwortliche neben der Benutzerfreundlichkeit vor allem die Einhaltung von Datenschutz und Sicherheitsrichtlinien beachten. Sonst kann es teuer werden.
Cyberattacken sind folgenschwer für Unternehmen – besonders betroffen ist die Baubranche. Die Angriffe kosteten die Firmen im Baugewerbe laut einer aktuellen Studie des Center for Economics Research in den vergangenen fünf Jahren rund 6,5 Milliarden Euro. Gut 40 Prozent dieser Attacken stammten aus dem eigenen unternehmerischen Umfeld, von Wettbewerbern, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, weiß der Branchenverband Bitkom. Jedes dritte Unternehmen war schon einmal Opfer von Wirtschaftsspionage oder Cyberkriminalität, ergaben Studien. Geraten sensible Informationen wie Baupläne, Kalkulationen oder Lieferantenlisten in falsche Hände, kann das wettbewerbsentscheidend sein. Deshalb sollten beispielsweise vertrauliche Dokumente auch nur geschützt versendet werden. Dabei ist eine vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unabdingbar.
Der Umgang mit sensiblen Daten
In der Kommunikation ersetzt der Messenger immer häufiger die E-Mail – das ist schneller, bequemer, zeitgemäßer. Die Nutzung eines privaten Messengers eignet sich dabei aufgrund eklatanter Datenschutz- und Sicherheitslücken häufig nicht. Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen beispielsweise sind besondere personenbezogene Daten. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese sorgsam und vertraulich zu behandeln. Die Informationen dürfen nur Mitarbeitern zugänglich sein, die diese für den Ablauf des Betriebs brauchen. Dabei geht es nicht nur um die Speicherung der Daten, sondern auch um die Kommunikation. Die unternehmensinterne Weiterleitung von Krankmeldungen per WhatsApp beispielsweise verstößt gegen den deutschen Datenschutz und ist rechtswidrig. Denn der US-Messenger leitet Daten an den Mutterkonzern Facebook weiter. Eine betriebliche Nutzung wäre nur erlaubt, wenn sämtliche betroffenen Geschäftspartner und Mitarbeiter der Weitergabe ihrer Daten ausdrücklich zustimmen – in der Praxis kaum durchführbar.
Strengere Gesetze ab Mai
Unternehmen sind selbst für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich, was zunehmend komplexer – und teurer – wird: Ab Mai gilt die neue Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Verstöße gegen die Datenschutzbestimmungen ahndet der Gesetzgeber mit hohen Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise vier Prozent des Jahresumsatzes.
Wer bei der Auswahl des richtigen Messengers die Augen aufhält, muss aber nicht auf die vielen Vorteile der Echtzeit-Kommunikation verzichten. Denn besonders dort, wo Projektbeteiligte an vielen unterschiedlichen Standorten arbeiten – wie eben in der Baubranche – ist eine reibungslose Kommunikation essenziell: Schnelle, direkte Absprachen via Messenger sparen Zeit und Geld, helfen bei einer präziseren Einsatzplanung und führen zu weniger Verzögerungen und Leerlauf auf der Baustelle. Krankmeldungen oder Tagesstundenberichte, die Mitarbeiter sonst per E-Mail oder persönlich einreichen, senden die Beteiligten via Messenger direkt als Bild oder Dokument an die zuständigen Personen, was nachgelagerte Prozesse wie Abrechnungen und Zeiterfassung vereinfacht. Das Beratungsunternehmen McKinsey hat es ausgerechnet: Die Produktivität in Unternehmen kann sich durch den Einsatz von Messengern um 35 Prozent erhöhen.
Messenger der Deutschen PostDie Deutsche Post hat mit SIMSme Business einen Messenger entwickelt, der höchsten Komfort in Sachen Schnelligkeit und Usability bietet und gleichzeitig alle relevanten Datenschutzbestimmungen erfüllt. Nutzer und Lizenzen lassen sich bequem und intuitiv über das Management Cockpit verwalten. Für die Sicherheit sorgen die vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und der Betrieb ausschließlich auf deutschen Servern.
Die neue Browser-Version SIMSme Business Web macht das Arbeiten nun noch einfacher: Längere Texte lassen sich zügig über die Computertastatur tippen, Dateien via Drag and Drop versenden – ohne zeitfressendes Suchen von Dateiverzeichnissen. Sämtliche Daten laufen auf bis zu zehn Geräten wie Smartphone, Tablet und PC synchron: Ob auf der Baustelle, im Disponentenbüro oder bei der Bauprojektleitung – jeder hat alle Informationen zeitgleich auf dem Schirm. Weitere Informationen finden Sie unter: www.sims.me/business