VDBUM-App digitalisiert Prüfvorgang

Digitale Prüfprotokolle rechtssicher und schnell erstellen

Die Prüfprotokolle des VDBUM sind ein echtes Erfolgsmodell. Mehr als 300.000 Prüfungen werden jährlich damit durchgeführt. Tendenz steigend. Seit gut einem Jahr bietet der Verband die Prüfprotokolle digital über eine App an.

Ob Turmdrehkran, Radlader, Rolltor, Bohrmaschine oder Monitor – Unternehmen in Deutschland sind laut Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verpflichtet, als diese und viele weitere Anlagen und Geräte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu schützen. Dies können in einer Firma schnell tausende Einzelequipments sein, die zumeist einmal jährlich einer Prüfung zu unterziehen sind.

Unternehmer sind schwerlich in der Lage, all diese Prüfungen selbst durchzuführen, daher können sie „Befähigte Personen“ mit der Ausführung beauftragen, die aufgrund ihrer Berufsausbildung, Berufserfahrung und aktueller beruflicher Tätigkeit über die Kenntnisse verfügen, die relevant für die Prüfung von Arbeitsmitteln sind. Da diese kontinuierlich aufgefrischt werden müssen, veranstaltet die VDBUM Service GmbH Grund- und Aufbauschulungen für „Befähigte Personen“ – ein Angebot, das in der Branche sehr gut ankommt.

Ein weiteres Erfolgsmodell des Verbandes sind die rund 30 verschiedenen Prüfprotokolle für alle gängigen Anlagen und Betriebsmittel. „Wir haben Fragenkataloge erstellt, die einfach zu handhaben sind. Der Prüfer muss letztlich nur noch ankreuzen, ob das Gerät oder die Maschine funktionsfähig ist oder ob es Mängel gibt“, beschreibt VDBUM-Mitarbeiterin Christina Dick die Prüfprotokolle in Papierform.

Trotz der übersichtlichen und anwenderfreundlichen Gestaltung kann es aber – zusätzlich zum Zeitaufwand für die Prüfung – durchaus zehn bis 15 Minuten in Anspruch nehmen, bis alles korrekt ausgefüllt ist und das geprüfte Gerät seine Plakette erhält. Grund dafür ist vor allem, dass die Stammdaten – Seriennummer und Inventarnummer, Betreiber, Baujahr, Datum der letzten Prüfung etc. – bei jeder Prüfung als Kopftext aufzuführen sind.

Prozess wird beschleunigt

Zur Beschleunigung dieses Prozesses und auch um die Digitalisierung voranzutreiben, hat der VDBUM gemeinsam mit dem Bremer Start-up Sharemac im Mai 2021 die App Digiprüf ins Leben gerufen. Sie ist in den gängigen Stores für Android- und iOs-Geräte verfügbar. Der Hauptvorteil dieser Lösung besteht darin, dass alle zu prüfenden Gerätschaften eines Unternehmens nur noch einmal angelegt werden müssen. Künftig sind dann alle Maschinen des Fuhrparks übersichtlich gelistet und schnell abrufbar. Diejenigen Punkte, die bei einem Gerät unerheblich sind, werden bei der Ersteingabe als „nicht relevant“ markiert. Sie sind beim nächsten Mal keine Pflichtfelder mehr und können einfach übersprungen werden. Ein Beispiel dafür ist ein nicht erforderlicher Feuerlöscher bei der Prüfung einer Leiter.

Steht nun die Prüfung eines Baggers an, so wählt die „Befähigte Person“ zunächst die erforderliche Prüfungsart und anschließend allgemeine Daten wie etwa die Niederlassung direkt in der Plattform aus. Im Handumdrehen ist der zu prüfende Bagger gefunden. Danach werden die Angaben zum Zustand der Maschine durch Anklicken der Kontrollkästchen eingegeben, und der Vorgang ist nach wenigen Schritten mittels digitaler Unterschrift abgeschlossen.

Die Ergebnisse werden als PDF hochgeladen und sind in Echtzeit für den freigeschalteten Personenkreis sichtbar. Wer einen großen Maschinen- oder Fuhrpark hat, der kann so richtig Zeit sparen.

Intuitiv bedienbare App

Bei der Erwin Rumpf Garten- und Landschaftsbau GmbH & Co. KG im schleswig-holsteinischen Nortorf sind jährlich rund 1.000 Prüfungen durchzuführen - vom Rasenmäher bis zum 18-Tonnen-Mobilbagger. Werkstattleiter Hans-Hinrich Thode arbeitet seit
Anfang 2022 mit Digiprüf. Was ihm besonders gut gefällt ist, dass er während der Prüfungen, die oft im Freien stattfinden, nichts mit sich herumtragen muss und die Hände frei hat. „Ich brauche auf der Baustelle keine Blöcke mehr, sondern nur mein Smartphone und die Aufkleber, das ist alles.“ Dass die Netzabdeckung noch immer nicht überall gegeben ist, stört bei der Nutzung der App nicht: „Ich kann offline prüfen und sobald ich wieder online bin, werden die Ergebnisse synchronisiert“, berichtet Thode.

„Die Nachfrage nach einer Offline-Version war groß“, weiß Christina Dick. Auch Unternehmen, die in Prüfungen in Tunneln, Steinbrüchen oder abgelegenen Baustellen durchführen müssen, kommen nun in den Genuss der vereinfachten Prüfungen.

Teils nehmen Firmen die Prüfungen nicht selbst vor, etwa wenn sie Full-Service-Verträge mit Herstellern abgeschlossen haben. Auch in solchen Fällen bringt Digiprüf eine enorme Zeitersparnis: „Wer für einen Kunden prüft, der muss nicht das Protokoll ausdrucken, ihn aufsuchen und seine Zweit-Unterschrift einholen, denn über die hinterlegte E-Mail-Adresse wird ihm das Protokoll automatisch zugeschickt. Sobald er den Link mit dem Prüfprotokoll öffnet, erscheint darin ein Zeitstempel, der beweist, wann er das Protokoll erhalten hat“, erläutert Christina Dick.

Erinnerung an anstehende Prüfungen

Damit geht sie auf einen weiteren wichtigen Punkt ein. Der Nutzer der App ist stets auf der sicheren Seite. Im Fall eines Unfalls lässt sich genau nachvollziehen, wer die betreffende Maschine wann und mit welchem Ergebnis geprüft hat und welcher Personenkreis wissentlich darüber informiert worden ist. Und auch in puncto Datensicherheit muss sich laut Christina Dick niemand Sorgen machen: „Es gibt bei Digiprüf eine zentrale Verwaltung für die Geräte und Protokolle und niemand, der dafür nicht freigeschaltet ist, hat Zugriff auf Kunden- und Maschinendaten.“

Ein äußerst praktisches Feature der App ist die Erinnerungsfunktion: monatlich erhalten die Anwender einen Bericht, der anzeigt, wann die nächste Prüfung für ein bestimmtes Gerät ansteht. Somit kann der gesamte Fuhrpark digital verwaltet werden. Das System kann über Standardschnittstellen mit allen marktgängigen Werkstatt- oder kaufmännischen Programmen verknüpft werden. Vorhandene Maschinenbestände können ohne große Probleme eingelesen werden.

Digiprüf wird ständig weiterentwickelt. „Fortwährend nehmen wir weitere Gerätegattungen und –typen auf, die Kunden uns nennen. Davon profitieren alle Nutzer, da nicht jeder eine bestimmte Maschine einpflegen muss, sondern das bereits angelegte Rolltor oder den Turmdrehkran mit einem Klick übernehmen kann“, so die Digitalisierungsexpertin. Kein Wunder also, dass die App immer mehr zufriedene Anwender findet. Dass es in der Branche auch 2022 noch Akteure gibt, die den digitalen Wandel skeptisch beäugen, spornt Christina Dick an: „Die werden wir auch noch von den Vorteilen überzeugen, die Digiprüf bietet. Damit die Interessenten die Einfachheit und Effektivität selbst erfahren können, bieten wir Jedem eine kostenlose Probeinstallation an.“

Verband der Baubranche, Umwelt- und Maschinentechnik e.V. (VDBUM)

www.vdbum.de

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