DATEN-MANAGEMENT-SYSTEM (DMS)

Prozesse und Kosten im Griff

Die Zeichen in der Baubranche stehen auf

Wachstum. Nicht alle Bauunternehmer Parti­­zi­pieren im gleichen Umfang. In den Chefetagen der Mittelständler laufen oft die Kosten aus dem Ruder. Lesen Sie am Beispiel eines inhabergeführten Baubetriebes, wie Sie mit Hilfe geeigneter EDV-Lösungen Ihre Prozesse vom Büro aus wieder in den Griff bekommen.

Im schwäbischen Berkheim entwickelte sich in den letzten Jahren eine Erfolgsstory. In den letzten 5 Jahren verdoppelte das Bauunternehmen seine Anzahl an Mitarbeitern und den Fuhrpark. Aus dem kleinen Fuhrunternehmen des Jahres 1955 entwickelte sich ein mittelständisches Unternehmen mit 370 Mitarbeitern und einem Fuhrpark von über 725 Baumaschinen und Fahrzeugen. „Gerade bei wachsendem Geschäftsvolumen mit steigender Komplexität ist es erfolgsentscheidend, mit zeitgemäßen Instrumenten schnell agieren zu können und auch die Verwaltungskosten im Griff zu behalten.“ Elmar Wild verantwortet sowohl die Firmenfinanzen als auch die betriebliche Organisation des Unternehmens und weiß um die Tücken des Wachstums. So bestand seine Aufgabe darin, neue Strukturen zu schaffen, damit die immer größer werdende Dienstleistungspalette der Firma auch organisatorisch gut in den Griff gebracht und das stetige Wachstum schlicht „bewältigt“ werden konnte. Ein wesentlicher Ansatz des Firmenchefs Wild lag in der Investition in eine IT-Organisation. Die Anforderungen lagen und liegen darin, eine Transparenz für die Abläufe auf den Baustellen zu schaffen und diese Erkenntnisse in realistische Kennwerte in die Verwaltung zu transportieren.

Im Hause Wild entschied man sich das Controlling neu zu strukturieren. Die Geschäftsbereiche wurden neu nach Sparten strukturiert und ein aussagefähiges Reporting eingeführt. Was früher mühsam aus verschiedenen Tabellen zusammengetragen werden musste, steht nun auf Knopfdruck als zeitnahe Information zur Verfügung. „Durch die Spartenrechnung können wir jetzt alle Geschäftsbereiche genau analysieren, bewerten und vor allem rechtzeitig reagieren“, erinnert sich Elmar Wild an die Einführung der neuen EDV-Lösung. Dass dies so erfolgreich läuft, liegt aber vor allem an der Firmenkultur, in der Fehler offen angesprochen werden können. Denn nur so lassen sich diese rechtzeitig in den Griff bekommen und können in der Zukunft vermieden werden.

DMS optimiert den Informationsfluss

Ein wichtiges Merkmal der Firmenkultur des Baubetriebes aus Schwaben ist es, Mitarbeitern umfangreiche Verantwortung zu übertragen und sie aktiv auch in richtungweisende Projekte einzubinden. Michael Högerle lieferte mit einer Praxisstudie wertvolle Ansatzpunkte zu den Optimierungspotenzialen der Verwaltungsprozesse im Betrieb. Högerle kam als Baukaufmann zur Bauunternehmung Wild und qualifizierte sich dann neben seiner Arbeit im Rahmen eines Fernstudiums weiter zum Dipl.-Wirtschaftsjurist (FH). Unter seiner Leitung führten die Schwaben das BRZ-Dokumenten-Management-System (DMS) ein.Die belegorientierte Kommunikation sowie die elektronische und manuelle Ablage von Dokumenten waren in den einzelnen Sparten – auch aufgrund jeweils verschiedener Anforderungen – sehr unterschiedlich gehandhabt. Viele Belege wurden mehrfach kopiert und von den jeweils Verantwortlichen in eigenen Ablagesystemen abgelegt. Die Struktur der Papierablage und auch der digitalen Ablage wurde auf diese Weise immer wieder individuell verändert. Dies erschwerte jedoch spartenübergreifend das Wiederauffinden und eine eindeutige Versionierung der Belege. Im Zweifelsfall mussten bestimmte Dokumente aufwändig gesucht und dann erneut abgelegt werden. Auch die Freigabeprozesse fanden – wie noch in vielen Unternehmen üblich – auf konventionellem Weg über Belege statt. „Eine zeitaufwändige Vorgehensweise, bei der nie genau zu bestimmen ist, an welcher internen Stelle ein Beleg sich gerade befindet“, so Michael Högerle.

Bedingt durch das Firmenwachstum hat auch das Belegaufkommen enorm zugenommen. Allein bei den Eingangsrechnungen ist die Zahl der Dokumente auf jährlich 30.000 Stück gestiegen. Hinzu kommen entsprechende Lieferscheine, der Schriftverkehr sowie die vielen Dokumente und Dateien aus der laufenden Projektabwicklung.

BRZ-Consultant Sandra Baumann erläutert: „Denkt man vor diesem Mengengerüst an die Erfassungs-, Archivierungs-, Such- und Abstimmungsaufgaben, wird schnell deutlich, welche Optimierungspotenziale ein integriertes digitales Dokumentenmanagement offenlegt.“ 

So funktioniert der Umgang mit Rechnungen jetzt

Im Rahmen der Detailanalyse zeigten, laut Michael Högerle, der Rechnungseingang und die Rechnungsprüfung die größten Potenziale für Effizienzsteigerungen im Betrieb. Und das nicht nur in der Finanzbuchhaltung sondern in allen Bereichen, die mit diesen Dokumenten arbeiten müssen.“ Im neuen DMS-gestützten Ablauf werden alle Belege zentral gesammelt, mit einem Barcode versehen und eingescannt. Die automatische Rechnungserkennung vereinfacht die Belegerfassung deutlich – das System erkennt beim Scanvorgang alle notwendigen Informationen, wie Lieferantennummer, Kostenstelle sowie alle relevanten Rechnungsdaten. Nach der Erfassung prüft der Sachbearbeiter nur noch die Daten und führt gegebenenfalls Korrekturen durch. Die Zuordnung zu den Projekten und den Verantwortlichen in den Geschäftsbereichen erfolgt automatisch im System über die Kostenstellennummer. Die Weiterleitung und die Rechnungsfreigabe erfolgen in einem digitalen Workflow, der auf die Besonderheiten der unterschiedlichen Geschäftsbereiche angepasst wurde. Die  Rechnungsprüfungen für die Bereiche Werkstatt, Personal oder Spedition erfolgt direkt durch die Kostenstellenverantwortlichen. Die verantwortlichen Mitarbeiter erhalten die Dokumente zur Prüfung in ihrem digitalem Postfach. Das Dokument wird dann nach Freigabe weitergeleitet. In den Sparten Bau und Abbruch erfolgt die Rechnungsprüfung soweit möglich komplett über die Einkaufsabteilung. Dazu werden im BRZ-Modul Einkauf sämtliche Materialrechnungen anhand des automatischen Bestellabgleichs geprüft. Vollständig geprüfte Rechnungen werden freigegeben und zur Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Nur noch die Rechnungen, die nicht komplett durch den Einkauf geprüft werden können, werden an den im Kostenstellenstamm hinterlegten Kostenstellenleiter zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Vorgenommene Korrekturen und Änderungen werden an der letzten Station des Workflows durch die Buchhaltung vorgenommen. Schließlich geht eine Liste mit den Zahlvorschlägen an die kaufmännische Geschäftsführung, die bei Bedarf nochmals direkt auf die Dokumente zugreifen kann.

Der neue Ablauf bietet der Geschäftsführung enorme Zeitgewinne: „Früher musste ich stapelweise Belege und Zahlvorschläge prüfen – wenn es dazu Fragen gab, mussten die entsprechenden Dokumente mühsam herausgesucht werden – jetzt funktioniert das alles wesentlich schneller und macht sogar Spaß“, so Elmar Wild.

Aber auch das Controlling ist laut Angaben des kaufmännischen Geschäftsführers nun wesentlich besser organisiert: „Wenn ich jetzt in der Kostenstellenabrechnung auf eine unklare Position stoße, kann ich mir die gebuchte Rechnung dazu sofort aus dem DMS heraus aufrufen und beim Bauleiter nachfragen.“

Vorteile der digitalen Baustellenakte

Für die Bauleiter stellt die Einführung der digitalen Bauakte eine enorme Erleichterung dar. Nicht nur, weil nun alle wichtigen Dokumente an zentraler Stelle auf dem aktuellsten Stand sind sondern auch durch den standortunabhängigen Zugriff im Büro, von unterwegs oder auf der Baustelle. „Wenn 40 Leute alle mit ihren Ordnern herumlaufen würden – das ginge heute ja gar nicht mehr“, fasst Elmar Wild die Notwendigkeit zur Umstellung auf das digitale Archiv zusammen.

Bei der Implementierung war die Vorstrukturierung des DMS von BRZ in Dokumentenklassen von Vorteil. Darauf aufbauend wurde eine einheitliche Struktur für das Unternehmen Max Wild angepasst. Heute werden Ausschreibungsunterlagen, Vertragsunterlagen, Bürgschaften und ähnliche Dokumente, Baustellenbilder sowie der gesamte Schriftverkehr über die digitale Bauakte verwaltet. So werden beispielsweise auch E-Mails mit Baustellenbezug direkt in die jeweilige Bauakte übernommen. In einem nächsten Umsetzungsschritt sollen auch Bautagesberichte und Leistungsnachweise archiviert werden. Grundsätzlich ist es das Ziel, die Archivierung so weit wie möglich zu automatisieren. Dies gelingt durch die hohe Integration in die BRZ-Software. Dokumente, wie Angebote, Bestellungen oder Ausgangsrechnungen werden vom System automatisch mit Schlagworten versehen und archiviert.

Überzeugende Vorteile

„Der Zeitfaktor ist phänomenal“ resümiert Elmar Wild die große Zeitersparnis, die ihm das Dokumenten-Management-System in seinem Verantwortungsbereich bietet. In der Finanzbuchhaltung konnten durch die automatisierte Rechnungserkennung und die digitale Rechnungsfreigabe Erfassungs- und Bearbeitungszeiten um rund 75 Prozent gesenkt werden.

Die Verschlagwortung und die einheitliche Ablagestruktur unterstützen das schnelle Auffinden der Dokumente. Digitale Workflows und der standortunabhängige Zugriff auf die Daten optimieren den Informationsfluss und beschleunigen Arbeitsprozesse. „Bei den Suchvorgängen nach Dokumenten ist sogar ein Einsparungspotenzial von rund 90 Prozent im Vergleich zu vorher zu verzeichnen, so Michael Högerle. Davon profitieren auch die Bereiche Einkauf und Bauleitung.

Der Wegfall von Kopien und redundanten Ablagesystemen schließlich erhöht die Wirtschaftlichkeit und spart Ressourcen. Nicht zu unterschätzen sind zudem die Sicherheitsaspekte: Eine zentrale Ablage mit einem systematischen Sicherheitskonzept wie im BRZ-DMS vorgesehen, erhöht die Datensicherheit und garantiert eine revisionssichere Archivierung wichtiger Geschäftsdaten. Die Baustellen- und Unternehmenssteuerung wird durch die verbesserte Transparenz optimiert.

Als Fazit stellt Elmar Wild fest: „Mit der Einführung des DMS konnten wir die Produktivität im Unternehmen deutlich steigern. Kunden bestätigen uns auch, dass wirnun wesentlich schneller und genauer auf Nachfragen reagieren. So wirkt sich das System auch positiv auf die Zufriedenheit unserer Auftraggeber aus.“ Und Michael Högerle ergänzt, dass durch die Optimierung der Arbeitsprozesse und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in das Projekt neben der besseren Akzeptanz auch eine Steigerung der Motivation im Unternehmen spürbar ist. Mitarbeiter bestätigen, dass sie bei der Arbeit mit dem eingeführten System schneller Erfolgserlebnisse erzielen und von mühsamen Ablage-, Recherche- und Kopiertätigkeiten entlastet werden.

Bauunternehmung Wild, Berkheim

An der Seite der derzeitigen Geschäftsführung, den vier Brüdern Max, Roland, Elmar und Jochen Wild übernehmen Max Wilds Söhne Christian, Bauingenieur, und Markus, Dipl.-Betriebswirt, sowie Carina, Industriekauffrau und Tochter von Roland Wild, bereits Verantwortung im Unternehmen. Unter der Leitung von Christian Wild wurden unter anderem neue Standorte in Berlin und Bremen aufgebaut. Markus und Carina Wild unterstützen die kaufmännische Geschäftsführung. Als Grundlage des Erfolges sieht Elmar Wild, kaufmännischer Geschäftsführer der Max Wild GmbH, das große Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dazu kommen ein leistungsstarker Maschinenpark und ein entsprechendes Leistungsspektrum. Dies wird durch die Sparten Tiefbau, Abbruch, Flächensanierung, Horizontalbohrtechnik, Kiesvertrieb, Rohrleitungs- Pipelinebau, Nah- und Fernverkehr einschließlich Schwertransporte bereitgestellt. Zusätzlich bietet das Unternehmen mit dem Bereich Serviceleistungen neben der Wartung und Instandhaltung von Fahrzeugen auch Sonderkonstruktionen für Spezialtransporte. Die betriebseigene Systementwicklung optimiert Arbeitsprozesse auf der Baustelle über verbesserte und energiesparende Lösungen für mobile Arbeitsmaschinen. So konnte das Unternehmen mit der aktuellsten Innovation, einer umweltfreundlichen und leistungsstarken 250 Tonnen Horizontalbohranlage, eine patentierte Weltneuheit entwickeln und damit europaweit seine Position als feste Größe im Bereich der Horizontalbohrtechnik ausbauen.

Von 30 000 Dokumenten auf 1

Im neuen DMS-gestützten Ablauf werden alle Belege zentral gesammelt, mit Barcode  versehen und eingescannt. Die automatische Rechnungserkennung vereinfacht die Belegerfassung deutlich – das System erkennt beim Scanvorgang alle notwendigen Informationen, wie Lieferantennummer, Kostenstelle sowie alle relevanten Rechnungsdaten. Nach der Erfassung prüft der Sachbearbeiter nur noch die Daten und führt gegebenenfalls Korrekturen durch. Die Zuordnung zu den Projekten und den Verantwortlichen in den Geschäftsbereichen erfolgt automatisch im System über die Kostenstellennummer

Darauf sollten Sie bei Einführung eines DMS achten

1. Analysieren Sie genau, wo die Schwachstellen beim Workflow in ihrem Betrieb liegen
2. Strukturieren Sie ihre Geschäftsbereiche in Sparten
3.Integrieren Sie frühzeitig alle Mitarbeiter (insbesondere die Bauleiter)
4. „Operieren Sie nicht am offenen Herzen, sondern testen Sie einzelne Projekte parallel zum herkömmlichen Prozess
5. Definieren Sie „Spartenübergreifende Prozesse“
6. Lassen Sie sich im Rahmen einer Diplomarbeit oder von guten IT-Consultants bis zum Schluss begleiten
7. Dokumentieren Sie „Vorher und Nachher“ als Motivation der Mitarbeiter, da vor jeder Implantierung ein großer Mehraufwand zu den herkömmlichen Prozessen entsteht.

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