Hunderte Saisonarbeiter, eine Vertragssoftware

Softwaregestützte Vertragserstellung entlastet die HR-Abteilung

Jedes Jahr investieren HR-Verantwortliche im Baugewerbe viele Stunden in die Erstellung von Arbeitsverträgen für Saisonkräfte. Mit einem Softwaretool

besteht jedoch Einsparpotential beim Verwaltungsaufwand.

Wie viele andere Wirtschaftszweige steht auch die Baubranche in jedem Frühjahr, wenn sich das Wetter bessert, wieder vor demselben Problem: Es gibt einfach so viele Arbeitsverträge mit Saisonkräften, dass schon das bloße Erstellen der Verträge Jahr für Jahr und Saison für Saison sehr viel Zeit und Ressourcen in der Personalabteilung bindet. Verträge mit Saisonarbeitern führen bei den HR-Verantwortlichen zu einem immensen Verwaltungsaufwand für etwas, das eigentlich eine bloße Routinetätigkeit sein sollte.

Softwaretool rationalisiert Prozess

Wie also ist der Wust an Arbeitsverträgen und sonstigen Vereinbarungen sicher in den Griff zu bekommen? Die einfache Antwort ist, dies mithilfe weitgehend standardisierter Verträge zu tun. Die noch klügere Antwort ist, dafür ein spezielles, zentrales Softwaretool zu nutzen, das gleich den gesamten Prozess der Vertragserstellung umfassend unterstützt. So kann ein Bauunternehmen auch komplexe Vertragsvarianten mit dem geringstmöglichen Aufwand abbilden.

Zentrale Vertragserstellungstools

Inzwischen gibt es entsprechende Softwarelösungen, die die Ausfertigung komplexer Verträge, auch in großer Zahl, fast zum Kinderspiel werden lassen. Tatsächlich sollte ein gutes Vertragserstellungstool aber noch viel mehr können, als bloß Textbausteine zu verwalten: Im Idealfall bildet es die Klammer vom Bewerbermanagement zum Personalmanagement. Indem es den Prozess der Vertragserstellung zugleich dokumentiert, hilft es auch noch dabei, die Compliance-Richtlinien eines Unternehmens einzuhalten.

Zunächst wird ein Bauunternehmen in seiner Vertragserstellungssoftware ein geeignetes Regelwerk definieren. Darin ist beispielsweise geklärt, welche Stellen durch einen Vertrag abgedeckt werden sollen, wie Name und Wohnort der Mitarbeiter zu hinter-legen sind und welche Tarife berücksichtigt werden müssen. Dieses Regelwerk für die Vertragserstellung zentral verwalten zu können, hat den großen Vorzug, dass zentral vorgenommene Änderungen auch sofort bei jeder neuen Vertragserstellung berücksichtigt werden. Wenn also die Tarifgruppe 3 vom 1. September an einen neuen Lohn erhalten muss, ist dies in der Software auch automatisch für jeden neuen Vertrag auf Basis der Tarifgruppe 3 hinterlegt.

Automatisierte Erstellung

Für die eigentliche Vertragserstellung greift die Software auf die Angaben zurück, die zur Art des Vertrags, zum Arbeitnehmer und zu seiner Tätigkeit verfügbar sind. Besonders komfortabel wird dies für den Benutzer natürlich dann, wenn sein Vertragserstellungstool mit einem Recruiting-System oder einer elektronischen Personalakte verbunden ist.

In der Vertragserstellungssoftware selbst sind dann unterschiedlichste Bausteine für Vertragstexte hinterlegt, zu allen Absätzen und Paragraphen, die in den Personalverträgen des Unternehmens typischerweise relevant werden können. Platzhalter für Angaben etwa über die konkrete Höhe der Vergütung werden bei der Vertragserstellung dann durch die entsprechenden Vertragsdaten für den konkreten Mitarbeiter ersetzt. Im Idealfall wird dies in einem weitgehend automatisierten Prozess geschehen: Der HR-Mitarbeiter muss dann gar nicht mehr selbst die Platzhalter ersetzen und die passenden Textbausteine für den konkreten Vertrag manuell auswählen – diese Arbeit übernimmt das Vertragserstellungstool für ihn. Die Software kann den konkreten Vertrag einfach auf Basis des hinterlegten Regelwerks generieren.

Durch den Prozess geführt

Gerade große Bauunternehmen haben es Jahr für Jahr mit einer beträchtlichen Zahl an neuen standardisierten Arbeitsverträgen zu tun. Die zentrale Festlegung der Schritte für die Vertragserstellung sowie die zentrale Verwaltung der Vorlagen und Textbausteine garantieren zudem, dass bei den hunderten Verträgen stets die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden und neue Verträge Compliance-gerecht entstehen.

In der Software lassen sich auch Freigabeprozesse abbilden – oder es wird die Erstellung weiterer, dem Vertrag noch hinzuzufügender Dokumente angestoßen. So entlastet ein gutes Vertragserstellungstool seine Anwender in der HR-Abteilung nicht nur von lästigen Routineaufgaben, es führt die Benutzer auch sicher und in wenigen Schritten durch den gesamten Prozess der Vertragserstellung.

Über die initiale Auswahl der Art und Unterart des Vertrags fordert die Software vom Benutzer kontextsensitiv alle erforderlichen Informationen ab. Das Tool wählt dann die entsprechend passende Vorlage aus, pflegt die erfassten Daten und steuert auf dieser Basis die Ausgestaltung des konkreten Vertrags. Paragraphen und ihre Absätze werden dabei inhaltsbezogen und logisch zusammengeführt – sodass am Ende der fertige Vertrag für den konkreten Mitarbeiter entsteht.

Reporting zu den Vertragsprozessen

Eine gute, zentrale Lösung ist natürlich auch in der Lage, den Prozess der Vertragserstellung zu dokumentieren. Weil sie alle Vertragsänderungen leicht nachvollziehbar macht, fördert ein Vertragserstellungstool zudem die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Die zentrale Lösung fungiert zugleich als Controlling-Instrument, das sowohl die Administration von Vertragsentwürfen erleichtert als auch die Statusverwaltung der Verträge übernimmt. So hat beispielsweise auch das Management jederzeit den gewünschten Überblick – sei es über den Stand neuer, noch abzuschließender oder bestehender, laufender Verträge. Eine geeignete Reportingfunktion wird Abfragen nach bestimmten Kriterien erlauben und es auch gestatten, entsprechende Listen mit ähnlichen Verträgen zu speichern.

Forcont Business Technology GmbH

www.forcont.de

Must-haves einer elektronischen Personalakte

Den größten Nutzen entfaltet eine softwaregestützte Vertragserstellung, wenn sie gleich in eine elektronische Personalakte integriert ist. Zu solch einer elektronischen Personalakte gehören eine Reihe von Funktionen:

1. Dokumenterstellung: Dank einer integrierten Dokumenterstellung können Mitarbeiter eben nicht nur Verträge, sondern beispielsweise auch Serienbriefe oder Mitarbeiter-Rundschreiben erstellen – direkt in den Personalakten, wo sie dann auch abgelegt werden. Der Personalverantwortliche kann seine Dokumente dann direkt aus dem System per E-Mail versenden.

2. Wiedervorlage: Der Vorteil einer Funktion zur Wiedervorlage ist, dass HR-Mitarbeiter wichtige Fristen nicht aus den Augen verlieren. Im Idealfall wird dies durch eine E-Mail-Benachrichtigungs-Funktion flankiert, die rechtzeitig an anstehende Termine erinnert. Bei befristeten Verträgen ist es beispielsweise sinnvoll, im System eine automatische Erinnerung bzw. Wiedervorlage einzurichten.

3. Freigabeprozesse: Zu etlichen HR-Vorgängen gehören interne Abstimmungs- und Freigabeprozesse. Die Personalakte sollte diese Prozesse umfassend unterstützen. Nicht nur durch ein automatisches oder halbautomatisches Einholen der Freigaben, sondern auch durch die Speicherungen der unterschriebenen Dokumente im System.

4. Aufgabenverwaltung: Stets gleiche Abläufe – etwa die Rückkehr eines Mitarbeiters aus der Elternzeit, einen Steuerklassenwechsel oder die Vorbereitung und Durchführung von Personalgesprächen – sollten HR-Verantwortliche in der elektronischen Personalakte einfach über Templates verwalten und tracken können. Der Verantwortliche kann solche Tasks dann auch direkt dem zuständigen Bearbeiter zuweisen.

5. Volltextsuche: Schriftstücke einzuscannen, ist das eine, sie durch eine OCR-Texterkennung dann auch gleich komfortabel durchsuchbar zu machen, ist das andere. Wenn dies automatisiert passiert, lassen sich alle Dokumente schnell nach den gewünschten Schlagworten durchsuchen.

6. Datenlöschung: Gerade vor dem Hintergrund des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für HR-Abteilungen ein gesetzlich einwandfreier Umgang mit Vertrags- oder Personalakten unerlässlich. Denn dies sind personenbezogene Daten, die den Datenschutzgrundsätzen der Zweck-bindung und Speicherbegrenzung unterliegen. Eine elektronische Personalakte unterstützt bei der Compliance, indem sie fristgerecht an die notwendige Löschung erinnert – ob es um alte Bewerbungen, Verträge ehemaliger Mitarbeiter oder um Abmahnungen geht.

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