„Elektronische Vergabe ist die Lösung der Zukunft“
Augsburg führte im Jahre 2005 als eine der ersten Kommunen in der Bundesrepublik die e-Vergabe ein und blickt somit auf einen großen Erfahrungsschatz im Bereich e-Business zurück. Warum elektronische Vergabe ein fortlaufender Prozess ist, die Bieterbetriebe eine entscheidende Schlüsselrolle spielen und weshalb Vergabeverfahren im WWW sogar ein Plus für die Umwelt bedeuten können, zeigen Einblicke bei der Zentralstelle Vergabewesen.
Pionierstadt Augsburg – e-Vergabe weiter auf dem Vormarsch
Als eine der ersten Kommunen der Bundesrepublik hat die Stadt Augsburg im Sommer des Jahres 2005 die elektronische Vergabe im Echtbetrieb eingeführt. Heute wickelt die Universitätsstadt jährlich mehr als 300 Verfahren nach VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) sowie rund 50 VOL-Verfahren (Verdingungsordnung für Lieferleistungen) über eine e-Vergabe-Plattform ab. In Kürze steht mit der Bearbeitung von Dienstleistungsaufträgen – insbesondere VOF-Verfahren (Vergabeordnung für freiwillige Leistungen) – eine weitere Neuerung bei der Zentralstelle Vergabewesen innerhalb des Baureferats der Stadt Augsburg an. Die Vergabemannschaft in Augsburg um Team- und Bereichsleiter VOB Manfred Friedl und den für VOL- und VOF-Verfahren verantwortlichen Leiter und Stellvertreter Matthias Meier entschied sich für die e-Business-Plattform ARRIBA net des Stuttgarter Technologieanbieters RIB - nach Ansicht des Vergabeteams Augsburg im Jahre 2005 bundesweit konkurrenzlos. Ein System, das in Augsburg nicht nur mehr Transparenz und Qualität innerhalb der Vergabeverfahren möglich gemacht hat, sondern gleichsam für ein flexibleres Arbeiten sorgte. „Wir waren und sind nach wie vor der Überzeugung, dass die e-Vergabe die Lösung der Zukunft darstellt“, erklärt Stadtbaurat Gerd Merkle. „Die Vergabe über das World Wide Web hat sich bewährt und ist weiterhin auf dem Vormarsch.“
Potentiale voll ausschöpfen
Zu Beginn erfolgten in Augsburg elektronische Verfahren parallel zur klassischen Arbeitsweise in Papierform. Seit 2011 akzeptiert das Zentrale Vergabewesen ausschließlich die elektronische Variante, die insbesondere im Tiefbausektor sehr geschätzt wird. Die Tiefbauunternehmen sind, wie die Mitarbeiter im Team von Manfred Friedl bestätigen, durch eine sehr fortschrittliche Denke geprägt, da sie bereits verstärkt die Möglichkeit der digitalen Angebotsabgabe nutzen. Auf diese Weise schöpfen das Vergabewesen Augsburg und die beteiligten Bieter das Potential der elektronischen Plattform gleichermaßen voll aus. Um zukünftig noch schneller und dabei effizienter zu arbeiten, haben sich Friedl und seine Kolleginnen und Kollegen das Ziel gesetzt, die Quote der elektronischen Angebote noch deutlich zu steigern. Langfristig sollen alle Angebote auf digitalem Wege über das WWW in Augsburg eingehen, so der Wunsch der Mannschaft.
Der Schlüssel zum Erfolg
Dass dies nicht ohne umfassende Unterstützung der Unternehmen möglich ist, ist dem vierköpfigen Team in Augsburg klar. Manfred Friedl: „Vor allem bei kleineren Handwerksbetrieben waren die Berührungsängste mit der Online-Welt zu Beginn groß. Eine Herausforderung für uns bestand darin, die Vorzüge der e-Vergabe umfassend an die Bieterwelt zu vermitteln.“ Sicher gibt es Vorteile, die auf der Hand liegen. Beispielsweise die Kosten, die die Bieter bei der Arbeit mit der e-Vergabe-Plattform sparen. Papierunterlagen liegen pro Ausschreibung bei 60 Euro im Schnitt, und wer möchte jedes Mal diese Kosten für Papierunterlagen auf sich nehmen, wenn es im Web auch deutlich günstiger geht. Dennoch müssen Manfred Friedl und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Betriebe, die das System zwischenzeitlich schon sehr gut akzeptiert haben, kontinuierlich weiter motivieren. Denn sie sind der Schlüssel zum Erfolg der elektronischen Vergabe, wie die Mannschaft in Augsburg erkannt hat. Dazu gehört auch eine umfassende Betreuung und Unterstützung der Unternehmen, wann immer Schwierigkeiten bei den Betrieben auftreten. Die beiden Kundenberaterinnen Sieglinde Erdt und Andrea Eckerl kennen die Feinheiten der Plattform sehr genau und leisten umfassende Hilfestellung. Und sollten die beiden Profis aus Friedls Team einmal die richtige Antwort nicht kennen, unterstützt auch das Support-Team des Anbieters RIB Software die Betriebe und beantwortet deren Fragen.
Papierlos und umweltfreundlich
Die Zentralstelle Vergabewesen in Augsburg möchte auf die Vorzüge der e-Vergabe jedenfalls nicht mehr verzichten. So fallen einerseits zeit- und kostenintensive Zusatzaufgaben, wie beispielsweise der Ausdruck der dicken Vergabeunterlagen, zukünftig allesamt weg. Auch den Postversand und Kurierdienste können sich die Teamkollegen künftig sparen. Und sogar die Umwelt profitiert, denn speziell im Tiefbausektor nutzen nahezu 100 Prozent der Betriebe den elektronischen Download der Ausschreibungsunterlagen. Es wird also hier gar kein Papier mehr benötigt, was die CO2-Emission in der Universitätsstadt erheblich reduziert. Nach Ansicht der Zentralstelle Vergabewesen Augsburg ist dies erst der Anfang, denn auch die anderen Bereiche stehen dem elektronischen Verfahren fortwährend offener gegenüber. Manfred Friedl abschließend: „Wir sind überzeugt, das Gesamtpotential der e-Vergabe in naher Zukunft übergreifend auszuschöpfen.“
