Personalarbeit mit Software vereinfachen

Cloud sorgt für zeit- und ortsunabhängige Prozesse

Gerade in Branchen, bei denen Administration und Arbeitskraft nicht am selben Standort tätig sind, überwindet IT scheinbar unüberbrückbare Hindernisse. Möglich macht das die Cloud. Sie sorgt für zeit- und ortsunabhängige Prozesse.

Schlussendlich liegt er wie selbstverständlich auf dem eigenen Schreibtisch zuhause: der Gehaltszettel. Viele Personalabteilungen sehen keine andere Möglichkeit, als die Lohndokumente nach wie vor auf dem postalischen Weg zuzustellen, da die meisten ihrer Mitarbeiter auf der Baustelle tätig sind und Hauspost deshalb keine Option ist.

Abhilfe schafft hier die Cloud. Die Mitarbeiter auf dem Bau haben zwar oftmals keinen Zugang zu einem Arbeitsplatz mit PC, dafür aber ein Handy in der Hosentasche. Über sogenannte cloudbasierte MSS (Manager Self Service) /ESS (Employee Self Service)-Portale greifen sie per Internetbrowser auf  Lohnunterlagen individuell zu und können diese je nach Bedarf selbst herunterladen. Der Clou an der Cloud: Die Unterlagen sind sicher verschlüsselt und entgegen einer gängigen E-Mail datenschutzkonform. Die Personalabteilung erspart sich den aufwändigen analogen Zustellungsprozess.

Krankmelden unkompliziert – dank smarten Apps

Erkrankte kommen oftmals nicht nur wegen Viren ins Stöhnen, sondern auch wegen des lästigen Prozesses der Krankmeldung. Schließlich braucht die Personalabteilung die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) spätestens ab dem dritten Tag der Krankheit. Ein umständlicher Prozess für einen Zettel, den der Personalsachbearbeiter ohnehin nicht im Original benötigt.

Smarte Apps bieten die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter seine AU abfotografiert und per cloudbasierter Anwendung an die HR-Software seines Unternehmens übermittelt. Damit erspart er sich den Gang in die Personalabteilung. Der HR-Sachbearbeiter empfängt das Dokument am PC und kann es per Mausklick direkt in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters ablegen.

Immer up to date – voll informiert dank Cloud

Wer fährt welches Fahrzeug, wer hat gerade welches Werkzeug im Einsatz? Fragen, die sich in Bauunternehmen häufig stellen. Diese lassen sich in der Regel nur durch einen Anruf beim jeweiligen Baustellenleiter oder direkt beim Mitarbeiter klären. Das geht heutzutage wesentlich unkomplizierter: mithilfe der bereits erwähnten MSS/ESS-Portale. Hier sind alle relevanten Kontaktdaten wie Standortinformationen, Telefonnummern sowie Arbeitsmittelverteilung einsehbar. Sehen kann das, wer auf der Plattform registriert und auf diese Daten zugriffsberechtigt ist.

Zollkontrollen bestens meistern

Praktisch kann das auch bei Zollkontrollen sein. Papiere der Mitarbeiter, Arbeitsverträge, Lohn- beziehungsweise Meldeunterlagen – wenn sich der Besuch auf der Baustelle als Zollbeamter ausweist, sind alle Dokumente gefragt, die eine mögliche Schwarzarbeit widerlegen. Häufig ist das schwierig, weil sich Administration und Baustelle nicht am selben Standort befinden. Über die MSS/ESS-Portale legt die Personalabteilung fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. So kann beispielsweise ein Baustellenleiter über den Internetbrowser die angeforderten Unterlagen problemlos bei Zollkontrollen vorweisen.

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

www.agenda-software.de

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