Forderungen zu Fällen machen
Wie wird eine Zahlungsstörung eigentlich zum Inkassofall? Dienstleister
bieten verschiedene Übergabeoptionen im Forderungsmanagement an.
Welche Lösung die richtige ist, hängt ganz vom Unternehmen ab.
Keine allgemein gültige Lösung
Die eine richtige Übergabemethode gibt es nicht. Welche Lösung für wen geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab: Betätigungsfeld, Unternehmensgröße, Anzahl offener Posten, technischer Unterbau, personelle Struktur und Know-how, um nur einige zu nennen. Zudem ist entscheidend, welches Ziel mit der Fallübergabe verfolgt wird: Geht es um eine punktuelle Erweiterung des eigenen Mahnwesens, oder soll das gesamte Thema Forderungsmanagement umgekrempelt werden? Aber von Anfang an: Welche Übergabemöglichkeiten haben mittelständische Betriebe im professionellen Forderungsmanagement?
Onlineformular
Die Übergabe via Onlineformular bedeutet, Gläubiger-, Schuldner- und Forderungsdaten manuell und über ein entsprechend verschlüsseltes Format an den Inkassodienstleister zu übertragen. Das Inkassobüro erstellt aus diesen Daten dann Inkassofälle und steigt direkt in die Bearbeitung ein. Diese Basis-Methode ist bei einzelnen Forderungen ideal.
Inkasso-APP
Das Inkassobüro für die Hosentasche verspricht die Inkasso-APP. Dabei ist die mobile Lösung praktisch äquivalent zum
Online-Formular, nur eben technisch für die Anwendung auf dem Smartphone oder Tablet optimiert. Der mobile Inkasso-service eignet sich entsprechend speziell für Geschäftskonzepte, die von hoher Flexibilität und örtlicher Ungebundenheit leben. In punkto Rückmeldung sind auch via APP alle Fortschritte live nachvollziehbar.
XML-Export
Technisch anspruchsvoller wird es beim gesammelten Export mehrerer Fälle über eine XML-Tabelle. Dann kommt es darauf an, die Daten aller zahlungsgestörten Forderungsangelegenheiten in ein bestimmtes Excel-Format zu übertragen und dem Dienstleister als Exportdatei zur Verfügung zu stellen. Damit der Übertrag hier reibungslos klappt, kommt es auf das genau richtige Format an. Einheitliche Übergabestandards in der
Branche fehlen nämlich bisweilen, und jedes Inkassobüro hat sein eigenes Format. Lohnenswert ist die Variante XML-Export, wenn mehrere Forderungsangelegenheiten zugleich übergeben werden. Die Exportdatei wird dann beim Dienstleister eingelesen und konvertiert, die Fälle tauchen wiederum im Portal auf.
Schnittstelle
Der Königsweg ist die Integration einer Inkassoschnittstelle in ein bestehendes ERP-, BuHa- oder OPOS-System. Damit funktioniert das professionelle Mahnwesen halb- oder vollautomatisiert, und zahlungsgestörte Forderungsangelegenheiten gehen entweder per Mausklick oder nach vordefinierten Parametern an den angeschlossenen Dienstleister.
Für diese „große Lösung“ bedarf es eines Inkassodienstleisters, der eine entsprechende Schnittstelle anbietet, einer eigenen Softwarelösung und schließlich der Anprogrammierung des Inkassointerface. Damit steht die Tür für die bidirektionale Datenübertragung offen. Die Zielgruppe für diese Lösung sind sicherlich größere Betriebe, die bereits mit einer ERP-Software arbeiten bzw. die Umstellung ins Auge fassen. Über die Schnittstellenimplementierung ist das gesamte Thema Mahnwesen dann aber abgedeckt.
